Изменение состава коллегиального ограна управления - выход из состава

Некоммерческая (религиозная) организация.

Член коллегиального органа управления (состав органа избран решением высшего органа - общей Конференцией) желает выйти из состава постоянно действующего коллегиального ограна управления организации (Правления).

В уставе порядок выхода по собственному желанию не прописан. Есть только такая фраза:

"Постоянно действующим органом Организации является Правление, которое избирается Конференцией сроком на три года в составе не менее трех членов Правления.
В состав Правления по должности входят Председатель и Директор Ассоциации. В случае досрочного сложения избранным членом Правления своих полномочий, Правление вправе ввести в свой состав нового члена с условием последующего его утверждения ближайшей Конференцией."

Т.е. возможность досрочного сложения избранным членом Правления своих полномочий предусмотрена, но... как именно такое изменение стоит и правильно оформить?

Достаточно ли письменного заявления этого человека? Необходимо ли принятие отдельного решения Правлением о том, что поступило такое заявление? Стоит ли указать в решении Правления отдельно о том, принимается ли решение о введении/невведении в состав Правления нового члена взамен вышедшего из Правления члена? Обязательно ли в последующем утверждение решения Правления Конференцией или обязательно только решение о введении в состав Правления нового члена взамен сложившего свои полномочия?