Проездные билеты на городской транспорт

Добрый день.
У сотрудников нашего предприятия разъездной характер работы. Всегда списывала на затраты, но теперь пришло время перепроверить, правильно ли я делала.
1.Проездные билеты для граждан- можно ли их относить на затраты . Проездной билет для граждан (по моему) стоит дешевле, чем для организации.
2.Тролейбусные и автобусные билеты- а как быть с ними ?(не реально просить сотрудников, ставить штамп организации в которую ездят), до сих пор просто отчитывались по форме :куда, когда, сколько.
3.Увеличивают ли они совокупный доход?
4.НДФЛ-есть , нет?
5.Какими бюрократическими документами это все оформляется?

Заранее благодарю всех ответивших

Можно сделать приказ о том, что у сотрудников, занимающие определенные должности, разъездной характер работы. Либо, как вариант, выдачу проездных прописать в трудовых договорах сотрудниках.
ИМХО НДФЛ не возникает, на затраты относиттся.
Если хотите совсем забюрократизироваться:), то можно создать журнал учета проездных билетов. Типа с утра пришел на работу, взял проездной - расписался, вечером сдал проездной - расписался.

Я, чтобы обойти возможные претензии, выдаю проездные не отдельным сотрудникам, а МОЛу подразделения - сразу несколько штук.

У нас делается так:
1. Издан приказ на приобретение единых проездных билетов для использования в местных командировках (не на конкретное лицо)
2. Билеты находятся у секретаря, у него же журнал местных командировок
3. Сотрудник берет билет и записывает в журнал куда и зачем едет, кто отпустил
4. Затраты списываем на себестоимость
5. Разовые проездные не практикуем.
Таким образом работаем давно, вопросов со стороны ИМНС не было. Хотя говорят, что ИМНС считает, что такие затраты болжны быть из прибыли, и удерживается НДФЛ. Но, мне кажется, что это только в случае выдачи билетов конкретном лицам.

У нас сотрудники по окончание месяца сдают отчет с приложением всех билетиков (разовых, проездных, таршрутных, железнодорожных). На основании этих отчетов издается приказ, что в связи с разъездным характером работы компенсировать стоимость проезда , и прикладнывается ведомость с подписями сотрудников. Еще делаем наряды при выезде, в котором клиент делает отметку (подпись, печать не обязательна). Естественно в договоре прописано, что проезд компенсируется.
У нас была проверка по НДФЛ. МНС не разделяет эту технологию, они считают, что дожен быть выписан маршрутный лист (нигде его не нашла) с указанием, как человеку надо ехать, на каком транспорте. Маразм.
Судились. Выиграли дело !!!

Чтоб не было вопросов со стороны налоргов нужны приказ о перечне должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, должностные инструкции, и журнал учета поездок.

Тем сотрудникам, которые внесены в список, выдаются деньги на проездные. После того месяца, в котором эти сотрудники пользовались проездными, они должны составить авансовые отчеты .
Затраты на сч. 20,44,26.
Проводки:
71/50
71/26

Если деньги не выдаете, а покупаете сами, то стоимость проездных отражается на счете 50 "Касса" субсчет "Денежные документы".
Проводки:
50/76
76/51
73/50
26/73
Можно один или несколько билетов приобретать на весь отдел. Тогда билеты передаются из рук в руки по мере необходимости. В этом случае в журнале записывается кто взял проездной и с какой целью.
Что касается налогообложения:
Налог на прибыль
В письме УМНС по г.Москве от 11 апреля 2001 г. N 03-12/17001сказано, что приказа руководителя и записи в должностной инструкции достаточно для того, чтобы подтвердить необходимость в покупке проездных
Если оплачивается проезд тем сотрудникам, работа которых с разъездами не связана, то такие расходы так же можно принять если в договоре, заключенном с работником, указано, что ему будут оплачивать проезд.

Налог на доходы физических лиц
МНС поясняет, что удерживать налог не нужно. Но для этого нужно вести учет поездок таких работников. Завести специальный журнал и записывать в нем дату и время поездки, маршрут, стоимость проезда (например, проезд на автобусе стоит 4 руб.), Ф.И.О. работника. Записи этого журнала помогут подтвердить, что покупка проездного билета для сотрудника действительно продиктована производственной необходимостью.

Единый социальный налог
Тоже начислять не нужно – в случае если все документы оформлены правильно – приказ должностные инструкции, журнал учета поездок (письмо Минфина России от 26 декабря 2001г. N 04-04-06/508.

Спасибо огромное всем ответившим!! Если бы вы знали как помогли мне:)

Для себя решила:1. Проездным билетам быть , вот только покупаются они на конкретных людей , но тут я думаю достатоно внести запись в трудовой договор и перестраховаться приказом.
2.Билетики на разовый проезд, тоже можно на себестоимость ( что собстенно и делала)доказать что ездили по работе, будет не сложно по другим внутренним документам.
3.в совокупный-нет
4.НДФЛ-нет

Единстенное , что мне сейчас нужно сделать. это в трудовой договор внести запись о том. что у данных должностей разъездной характер работы.


вот только как быть с гражданскими месячными проездными билетами. Он стоит 300 рэ, для организаций такой же точно билет стоит дороже, то есть , как я понимаю, хочешь списывать на затраты плати больше, потому как за 300рэ проездной билет считается льготным. Может быть кто-нибудь прояснит этот вопрос?

еще раз спасибо.

Ирма, имхо надо покупать те, что дороже :)

Ирма, вопрос гражданско-правовых отношений с владельцем автобуса налоргов не касается. Ваш работник - агент, действующий от собственного имени, и сделку он совершает как физик, без вашей доверенности.

stas® ни чего не поняла.........

Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа
от 20 мая 2002 г. N КА-А40/3028-02

Федеральный арбитражный суд Московского округа
при участии в заседании: от истца - ООО "Джекпот" - Ковтун Е.В., дов. от 01.11.2001, Щекин Д.М., дов. от 15.11.2001, Пепеляев С.Г., дов. от 15.11.2001, Тарасов А.В., дов. от 24.04.2002 N 118; от от-ка ИМНС N 34 - Бондарев А.Ю., дов. от 03.01.2002 N 3, Павленко В.А., дов. от 02.01.2002 N 07-14,

..........

Инспекцией доначислены налог на доходы физических лиц и единый социальный налог в связи с оплатой работникам единых проездных билетов.
Судом первой и апелляционной инстанций установлено, что деятельность работников истца имеет разъездной характер, связанный с наличием большого количества павильонов с игровыми автоматами, приказами Общества определен перечень сотрудников, работа которых носит разъездной характер, поэтому суд пришел к выводу о том, что оплата проездных билетов произведена Обществом для выполнения работниками своих служебных обязанностей.
Между тем, из текста ст. 211 НК РФ следует, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся товары, работы и услуги, оказанные в интересах плательщика налога на доходы физических лиц.
Поскольку в данном случае оплата проездных билетов произведена Обществом не в интересах его работников, а в целях выполнения ими своих служебных обязанностей, суд пришел к обоснованному выводу об отсутствии объекта налогообложения.
П. 3 ст. 217, ст. 238 Кодекса, на которые ссылается Инспекция, содержит перечень выплат, произведенных в интересах налогоплательщика, что в данном случае не имело места, поэтому данная ссылка судом во внимание не принимается.
Поскольку при этом работники не получали вознаграждения за свой труд, оплата проездных билетов не может включаться в объект налогообложения, определенный в п. 2 ст. 236 НК РФ для единого социального налога.
Инспекция, считая, что указанные проездные билеты могли использоваться работниками Общества при осуществлении личных поездок, не представила доказательств и соответствующего расчета.
При таких обстоятельствах судебные акты по вышеназванным основаниям отмене не подлежат.

Ирма, перевожу: пусть себе покупают дешевые проездные :).

тааааак..... все веселее:)
а может кто-нибудь даст ссылочку на закон, в котором говориться , что на затраты относится проездной билет именно для организации (который стоит 750 рэ) ,а не гражданский билет (стоимостью 300 рэ)
а то я чего-то искала и ни чего об этом вобще ни где не сказано..........


а если платить просто компенсацю на проезд в размере фиксированной суммы, это будет облагаться налогом?( при условии. что все оговорено в трудовом договоре)?

Цитата:

---

а если платить просто компенсацю на проезд в размере фиксированной суммы, это будет облагаться налогом?( при условии. что все оговорено в трудовом договоре)?

---

Конечно. По полной программе. Это же не компенсация за использование имущества.

Я не понимаю для каких нужд организация оплачивает билет физика, если этот билет нужен организации, то пусть и покупается билет для организации. Иначе почему такая разница в цене?
Ну и брали бы все за 300 рублей и ни кто б не брал за 750. Зачем они нужны вообще?
И не факт, что если в суде налорги будут указывать на то что есть проездной для физиков, а есть для юр. лиц, суд не примет их доводы.
Я думаю так. А вы думайте как хотите :)