Вид для печати
Подскажите пожалуйста, существует ли утвержденная каким либо НПА форма Акта о списании первичной документации в связи с истечением сроков хранения, и каким НПА она утверждена. Если такой не существует, подскажите пожалуйста, как такой акт составляется.
Спасибо всем заранее!
Да! Очень интересная тема.
Есть мнение, что документы с истекшим сроком хранения необходимо сдавать организациям по переработке вторичного сырья с составлением акта об уничтожении. Но эта информация на уровне слухов и лично я так и не нашла подтверждение ей ни в одном НПА
Существуют специальные архивные службы. Наверное, можно к ним обратиться за разъяснениями.
С этого места по-подробнее,пожалуйста...[/quote]
Существующие законодательные акты, касающиеся архивов предприятий:
[b:f865d61ab7]Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде [/b:f865d61ab7]
[b:f865d61ab7]Российской Федерации и архивах № 5341-1 от 07.07.1993 года;
[b]
Налоговый кодекс Российской Федерации № 146-ФЗ от 31.07.1998 г.; [/b:f865d61ab7]
[b:f865d61ab7]Распоряжение мэра г. Москвы № 595-РМ от 19.10.1993 года (Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу). [/b:f865d61ab7]
Согласно вышеперечисленным законам и актам от организаций,
независимо от их форм собственности, государственные проверочные комиссии вправе потребовать обеспечения сохранности и учета документов, а также отчётность о сохранении документов архива. Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 101 Федерального Закона «О несостоятельности (банкротстве)», с п. 5 ст. 48 «Федерального Закона «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций», при проведении процедуры банкротства (ликвидацион- ных мероприятий), конкурсным управляющим предписывается осуществить передачу на хранение документов должника (банкрота), подлежащих обязательному хранению в соответствии с Федеральными законами и иными правовыми актами.
Таким образом, своевременная обработка документации предприятия (организации) позволяет избежать штрафных санкций налагаемых органами исполнительной власти, а также Центральной экспертно-проверочной комиссией Государственной архивной службы России за нарушение установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов на территории РФ.
[i:5d7762276d]Документ старый но все же[/i:5d7762276d]
234. Можно ли затраты на архивную обработку документов и отбор документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения относить на издержки производства и обращения?
В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом, согласно п. 3 ст. 17 этого Закона, ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Также следует отметить, что в соответствии с п. 1 ст. 11 Закона РФ от 27.12.91 N 2118-1 " Об основах налоговой системы в Российской Федерации" на налогоплательщиков возлагается обязанность в течение пяти лет обеспечивать сохранность отчетов о своей финансово-хозяйственной деятельности. Таким образом, руководствуясь действующим бухгалтерским и налоговым законодательством, предприятия обязаны хранить свою бухгалтерскую и налоговую документацию в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным 15.08.88, с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы РФ и Росархива от 27.06.96 " Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета" . Для того чтобы обеспечить сохранность упомянутой выше документации, предприятию необходимо содержать архив. В связи с тем что хранению подлежит не вся документация предприятия, а лишь указанная в Перечне типовых документов ..., а также учитывая, что разные виды документов имеют разные сроки хранения, предприятие неизбежно несет расходы, связанные с архивной обработкой документов, отбором документов с истекшим сроком хранения для их уничтожения, а также ряд других расходов.
На основании вышеизложенного, можно сделать вывод о том, что указанные расходы по организации хранения документации в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового законодательства являются необходимыми расходами предприятия, связанными с осуществлением производственной (коммерческой) деятельности. Данные затраты подлежат, по нашему мнению, отнесению на себестоимость продукции (работ, услуг) в соответствии с подп. " и" п. 2 Положения о составе затрат..., утвержденного Постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552, как затраты на содержание работников аппарата управления организации и его структурных подразделений, материально-техническое обслуживание их деятельности. На предприятиях торговли и общественного питания указанные затраты подлежат включению в издержки производства и обращения по статье " Прочие расходы" (см. п. 2.15 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету затрат, включаемых в издержки обращения и производства, и финансовых результатов на предприятиях торговли и общественного питания, утвержденных Роскомторгом по согласованию с Минфином РФ 20.04.95 N 1-550/32-2).
Т. Крутякова
Выпуск 9, май 1998 г.
спасибо всем. Насколько я понял, формы такого акта, утвержденной НПА не существует, по крайней мере никто из вас не слышал о его существовании?
Я нашла таки документ: "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения " и "указания по применению перечня", утвержденные Руководителем федеральной архивной службы России В.П. Козловым октября 2000 г., в котором сказано, что документы, подлежащие уничтожению, уничтожаются по акту, утверждаемому руководителем организации. Если кому-то такой документ интересен, он есть в системе "Консультант", а кто не найдет, но очень его хочет - вышлю с вечерней лошадью - обращайтесь (для справки - объем 50 листов).
Введите в поисковых системах "Архивная обработка документов" и там найдете всю необходимую информацию по срокам хранения документов и порядку их уничтожения.
Подскажите, а можем ли мы уничтожить документы самостоятельно, без привлечения сторонних "архивных" и "утилизирующих" организаций?
Например составить приказ, подписанный генеральным о необходимости создать комиссию по выделению документов с истекшим сроком давности и уничтожению этих документов путем сожжения или скажем уничтожения шредером. И акт о выполнении с перечнем уничтоженных документов.
Женщина, которая принимает наши документы постоянного хранения и по личному составу) в госархиве сказала, что акт на списание можно сделать только по их форме, чтоб они заверили. (Но у нас старая организация и документы сдаем с 90х годов и договор с госаврхивом имеем....)
