Статья: Как управлять документами в современной организации

<p align="right">Виктор Таранов
Бизнес-форум IT
№9, сентябрь 2003г. </p>
<h1>Что делать с электронным хаосом? </h1>
<p>О том порядке в работе с документами, что был когда-то, сейчас можно только
мечтать: на наших компьютерах хранятся бесчисленные версии договоров, протоколов,
спецификаций, отчетов и т. п., которые расползаются на дискетах и по электронной
почте. И разумеется, все это еще и непрерывно печатают, благо под рукой высокоскоростной
сетевой принтер. </p>
<p>А ведь есть еще файловый сервер, и сколько там можно обнаружить полезной информации,
вдумчиво покопавшись в папках! Причем для этого совсем не нужно быть профессиональным
разведчиком. </p>
<p>Итак, не попрощавшись как следует с эпохой бумажного хаоса, мы вступили в
эру хаоса электронного. Что же делать? </p>
<p>Конечно же, призвать на борьбу с &quot;электронным хаосом&quot; те же компьютерные
средства, которые его породили, и построить корпоративную систему электронного
управления документами (СЭУД). Создание такой системы - сложная организационно-техническая
задача, но, к счастью, есть технологии, которые позволяют с ней справиться. </p>
<h1>Какую выгоду может дать СЭУД </h1>
<p>Лучший ответ на этот вопрос содержится в книге Майкла Дж. Д. Саттона &quot;Корпоративный
документооборот&quot;1. Открываем эту огромную и скучную книгу на самом интересном
месте - стр. 68. Автор приводит поражающие воображение цифры экономии, которой
можно достигнуть, внедрив СЭУД. К примеру, оказывается, что средняя стоимость
жизни одного бумажного бланка, включая стоимость его разработки, распечатки,
заполнения, хранения, поиска и т. д., составляет около 90 долл. Это означает,
что организация, где работают 2000 сотрудников, каждый из которых в год заполняет
по 200 бланков (примерно по одному в день), тратит на только на это 36 млн.
долл. в год! &quot;Если внедрение СЭУД, - пишет автор, - позволит сократить
хотя бы треть этих расходов, экономия составит 12 млн. долл. в год&quot;. </p>
<p>Конечно, это там, &quot;у них&quot;. К сожалению, никто точно не знает, сколько
стоит жизненный цикл бланка в России, и сумма в 90 долл., на первый взгляд,
кажется нам фантастической (хотя, похоже, и сам г-н Саттон ею был удивлен...). </p>
<p>На соседней странице есть другой, более универсальный пример: один из главных
эффектов, достигаемых от внедрения СЭУД, - существенное уменьшение времени
на поиск информации. Так вот, оказывается, что в компании, где с документами
работают 2000 сотрудников, внедрение СЭУД приводит к экономии времени в объеме
200-400 человеко- лет (т. е., попросту говоря, можно уволить или найти лучшее
применение как минимум 200-400 человек)! </p>
<p>Наконец, упомянем то, чего, скорее всего, не удастся найти ни в каких статистических
отчетах: упущенная выгода или прямой ущерб от потери документа или использования
по ошибке его старой версии.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/boss?4919