Статья: Учтем затраты на авто

<blockquote> 
Автовладельцы знают: любая машина требует постоянного внимания. Офисный автомобиль — не исключение. Разница лишь в том, что достается не только водителю, но и бухгалтеру фирмы. Ведь все расходы на автотранспорт следует документально подтвердить и обосновать. 
</blockquote> 
Л. Изотова 
Расходы надо «узаконить» 
Вне зависимости от того, взят автомобиль в аренду (без экипажа) или он числится на балансе компании, расходы по нему учитывают при расчете налога на прибыль. Что же касается аренды машины с экипажем, то здесь существуют некоторые особенности, поскольку необходимо разграничить расходы, которые несут арендатор и арендодатель. Подробнее об этом читайте на странице 30. 
Затраты на служебный транспорт в налоговом учете относят к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Признание любых затрат, в том числе и связанных с эксплуатацией транспорта, подчиняется известному правилу: они должны быть «экономически обоснованы и документально подтверждены» (п. 1 ст. 252 НК). Об этом не раз в своих письмах напоминали специалисты финансового ведомства (письма Минфина от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463). Попробуем разобраться, как «узаконить» траты, например, на ГСМ и мойку автомобиля. 
Топливо по норме 
Для того чтобы подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы, необходимо иметь документ, подтверждающий факт оплаты, и путевой лист. Нельзя забывать и про расчет норм расхода ГСМ. Впрочем, расскажем обо всем по порядку. 
Покупать бензин для служебных машин можно как за наличные, так и по безналу. Второй способ для бухгалтера предпочтительнее, так как в этом случае проблемы с первичкой решаются автоматически. Заключив договор с АЗС, фирма перечисляет деньги и получает талоны на бензин. По ним водители и заправляют автомобили. Бухгалтер ежемесячно получает акт, где указано фактическое количество отпущенного топлива. 
Если сотрудник платит на заправке наличными, то в бухгалтерию он приносит кассовый чек. Помимо него работникам придется сдавать еще и авансовый отчет. 
Чек обязательно должен содержать информацию о количестве приобретенного топлива и его марке. Кроме того, проверяющие могут придраться ко времени и дате заправки. Дело в том, что на всех чеках отбивается текущее время и дата. Но если время заправки не совпадет с часами работы водителя, или выяснится, что указанный в документе день был у него выходным, то может возникнуть резонный вопрос о подтверждении служебной цели такой поездки. Правда, судьи могут встать на сторону компании. Так, арбитры Северо-Западного округа поддержали фирму, когда инспекторы отказались признать представленные ею чеки на бензин.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles/?96035