Как правильно оформить возврат документов

Уважаемые коллеги! Возникла интересная ситуация, помогите пожалуйста, как правильно оформить документы?

В январе наша организация отправила письмо в др. организацию с просьбой увольть переводом работников, эти работники тоже написали заявления с просьбой уволить их переводом в нашу организацию и заявления о приеме на работу. Я уже все документы подготовила: приказы и трудовые договоры, эти работники отдали свои трудовые книжки, но уже через несколько дней попросили вернуть им документы обратно - они отказываются у нас работать и к работе фактически не приступали. В трудовые книжки запись я не делала.
Как правильно оформить возврат документов, что бы потом нельзя было придраться по 64 статье?

на мой взгляд можно в произвольной форме сделать документ, в котором написать, что данные работники от предложенных вакансий отказываются - и дать им всем расписаться когда за тр книжками придут, да и все.