рабочие-разрядники, занимающие позицию, не соответствующую их разряду

недавно начала заниматься автоматизацией кадрового учета. столкнулась с такой ситуацией: на предприятии в штатном расписании есть вакансия "слесарь 5-го разряда". мы принимаем на работу дядю Ваню - слесаря 4-го разряда, якобы на позицию "слесарь 5-го разряда". но мы-то официально не можем этого сделать, ведь он не дотягивает...так вот, как делают кадровики на предприятии: они принимают на работу дядю Ваню, в приказе у него должность 4-го разряда (но в штатном ее нету, как они тогда принимают???), но в штатке делают так, будто должность слесарь 5-го разряда уже занята..дядя ваня проходит за пол года обучение, становится слесарем 5-го разряда и потом уже официально работает, а на протяжении полугода получается, что позицию для него вроде как держат. вот я не могу разобраться, как надо в таких ситуациях ПРАВИЛЬНО делать? может, приказ на замещение? я в кадровом учете только пробую разобраться, хелп...сложность ведь в том, что система, которую мы хотим поставить - стройная вещь..там на полях не напишешь, что должность якобы занята, котя на ней никого нет...