Возмещение расходов сотрудникам (в т.ч. личных)
У нашей фирмы(Питер) есть группа сотрудников(слесари, монтажники), которые работают вахтовым методом в районе крайнего севера. Но фактически он не оформлен как вахтовый и даже командировка не оформляется, выплачиваются з/п без надбавок и коэффициентов (за это можно сильно получить по шее? не могу найти информацию про наказания). Также сотрудникам возмещаются расходы на проезд до места вахты, проживание, питание, и некоторые расходы личного характера.
Сотрудники постоянно приносят тучу чеков и билетов. До меня бухгалтер проводил их авансовыми отчетами, иногда удерживал НДФЛ с личных расходов, прямо в авансовом отчете, исключал из расчета налога на прибыль расходы личного и сомнительного характера. Кстати, в трудовых нет пункта о возмещении расходов. Планируется их переделать или изменить, либо создать положение об оплате труда и премировании.
Проанализировав практику предыдущего оформления расходов через авансовые отчеты пришел к выводу о сложности отражения их таким методом. Да и НДФЛ при отражении в АО не попадает в 2-НДФЛ, т.к. учет з/п в ЗУПе.
Можно ли расходы связанные с разъездным характером(билеты, проживание в гостиницах и питание) продолжить проводить по авансовым отчетам, а остальные сомнительные и личного характера перечислять в реестре, прикладывать к нему чеки и приказом директора по реестру возмещать сотрудникам премией, удерживать НДФЛ, начислять ЕСН, и включать в налогооблаемую базу прибыли, конечно для этого нужно будет обязательно указать пункт о возмещении в трудовом договоре.
Правда босс настаивает на том чтобы сотрудники получали возмещение полностью(в части личных и сомнительных расходов), т.е. сколько потратили, столько получили. Тогда, для избе нужно премию увеличивать на большую сумму удержанного НДФЛ, так чтобы при удержании НДФЛ со всей суммы премии с учетом увеличения сотрудник получал полную сумму расхода. Например сотрудник потратил 3450 рублей на личные расходы, принес чеки, НДФЛ 448,5 рублей, увеличиваем премию на 515,52 рублей. Получается необходимо на расходы в 3450 рублей выплатить премию 3965,52 с нее НДФЛ = 515,52 рублей, на руки 3450.
Правомерно ли такое увеличение премии и можно ли это увеличение включить в расчет расходы для расчета налога на прибыль?
