возврат долга сотрудникомб документальное оформление

Помогите пожалуйста правильно оформить документы. В январе сотрудник попросил оплатить за него (от организации) годовую карту в фитнес клуб. Мы оплатили.
Вот какие проводки я сделала
Д60,02 К51 39000 это я перечислила за карту
Д76,09 К60,02 перекинула задолженность на сотрудника
Д50,01 К76.09 сотрудник ежемесячно возмещает деньги в кассу.
ему еще 16 тыс осталось возместить, но тут он заявил что уходит с первого ноября. Деньги он конечно в кассу передаст, но у меня возник вопрос какими документами нужно все это подкрепить. Возможно нужен какой-либо приказ руководителя о перечислении за сотрудника суммы в фитнес клуб или еще что нибудь в этом роде. Посоветуйте пожалуйста что-нибудь

А кредитик оформить не хотите? И проценты насчитать?

Вообщем разобралась своими силами, сообщаю для тех у кого возникнет подобная ситуация. Для документального оформления нужны:
Заявление сотрудника с просьбой перечислить за него деньги
Приказ рук-ля о перечислении (датой проведения платежа)
Бухг расчет
И в моем случае еще нужно заявление с просьбой принять всю сумму задолженности в связи с увольнение
:wow:

а % насчитать????