Статья: Свод решений подотчетных проблем

Соблюдать абсолютно все положения официальных документов о подотчете
способен не каждый бухгалтер. Важно найти грань, которая позволит избежать
лишней работы без опасности нарваться на штраф. Наши специалисты помогут вам в
поисках. 
Единственный способ избежать неприятностей с подотчетниками – не выдавать им
денег. Вот только вряд ли он для кого-нибудь приемлем. Как-никак, а оплачивать
хозяйственные, командировочные и представительские нужды по «безналу», мягко
говоря, не очень удобно. Одно можно сказать уверенно: подотчетных проблем станет
гораздо меньше, если работников грамотно инструктировать... с оттенком
запугивания. Психологи уверяют, что каждым человеком движет страх. Но оставим
это.
Рекомендуем выдавать подотчетникам памятки с вашими требованиями. Вот
примерный вариант памятки.
Ниже проговорим все «пикантные» моменты о подотчете, о которых надо знать
каждому бухгалтеру.
Доверенность нужна? 
«Всем работникам, получающим деньги под отчет, – учат в институте на
экономическом факультете, – будете выписывать доверенность в обязательном
порядке. Причем она должна быть выписана по форме № М-2. Возьмите это себе за
правило».
Не будем с этим спорить. Доверенность лишней не будет в любом случае. Но
всегда ли ее выдавать целесообразно? Нет. Она не нужна работникам, которых
отправляют на почту или в магазин, чтобы купить всякую мелочь: канцелярские
товары, продукты для банкета и т. д. Ведь по сути доверенность нужна, чтобы
лишний раз доказать, что человек представляет интересы фирмы. Конечная же цель
этого – получить счет-фактуру и накладную (акт).
Так вот кассир магазина этих документов не выписывает. Он даже не знает, как
это делается, и просто не вправе их подписывать. Так что будь у вашего работника
хоть десять доверенностей, хоть ни одной, счета-фактуры и накладной от продавца
за прилавком он добьется вряд ли. Ну, если, конечно, не обратится к
администрации...
Счета-фактуры и накладные (акты) выписывает бухгалтерия или в крайнем случае
менеджеры. Подотчетнику обычно их делают, когда фирма через него наличными
расплачивается с поставщиком за что-то более серьезное: партию товаров,
выполненный ремонт, оказанную услугу и т. д. Только в таких случаях имеет смысл
выписывать доверенность с указанием данных, которые нужны для оформления
документов. Хотя в ее отсутствие, сами понимаете, все вопросы можно решить по
телефону.
Вернемся к случаю, когда работник идет в обычный магазин. Ничего страшного от
того, что ему не дадут счета-фактуры, не произойдет. Имея на руках кассовый чек,
вы без проблем сможете отразить затраты в налоговом учете. Инспекторы на это
право не посягают. Зачесть НДС можно на основании лишь кассового чека. Правда,
как говорят налоговики, в нем должен быть выделен НДС. А если не выделен?
Переходим к следующей проблеме.
В чеке не выделен НДС...
...

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?11033