Статья: Создание персональной рассылки при помощи MS Word и MS Excel

<p align="right"> <strong>Константин ВЕСЕЛКОВ </strong> </p>
<p align="right">Источник: <strong>Журнал "Бухгалтер и Компьютер" №2 2004г </strong></p>
<p><strong>Рассмотрим ситуации </strong>, при которых возникает потребность в индивидуальной рассылке. Например, руководство
компании “Ваши друзья” решило, что пора уделять своим клиентам повышенное внимание.
Одним из шагов этой культурной программы стали индивидуальные поздравления,
скажем, с днём рождения, и их соответствующая рассылка. Макет такого поздравления
— файл “Образец поздравления.doc” — уже разработан (рис. 1). Для окончательного
формирования поздравлений в текст каждого письма нужно добавить именное обращение
(например, “Уважаемая Лариса Ивановна!” и т. п.). </p>
<p align="center"><img height="241" src="http://www.buhcomp.ru/htm/new_namb/arhive_2003/02/stati/veselkov01.jpg" width="200"></p>
<p>Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать
вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать
письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни? Кроме того,
при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени
нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности
ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного
клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии
адресата. </p>
<p>Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу
при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое
без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word
6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие,
в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние
документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS
Office 2000. </p>
<p>Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует
выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных),
но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим: </p>
<p><strong>» </strong> можно достаточно точно определить временн€ые затраты на
подготовку рассылки;
<strong>» </strong> замена или исправление макета документа не приводит к
катастрофической потере времени;
<strong>» </strong> список рассылки существует в виде отдельного документа,
что значительно упрощает контроль за её осуществлением;
<strong>» </strong> сформированный список рассылки может использоваться многократно
(например, для регулярного поздравления адресатов со всеми праздниками; для
регулярной рассылки счетов и т. д.).

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/soft/all?11495