Поставщики. Право подписи в первичке

Нашу фирму проверял аудитор. Сдала замечание, что не всегда, когда вместо подписи руководителя или гл. бухгалтера расписывается другой сотрудник, в с/ф и накладной прописано "по приказу (доверенности) №.. от.. бух. Иванова" + не всегда у нас есть копии таких приказов и доверенностей.
Вопросы:
1. Если нет такой надписи, то что нам делать - просить замену или написать информацию самим (предварительно позвонив поставщику)
2. Нужно ли запрашивать оригиналы (или завенные синей печатью копии) приказов и доверенностей? Нам не достаточно факсовой копии?
3. Доверенность может выдаваться на срок до 3 лет. И это без заверения натариуса?
4. А если в приказе не прописан срок его действия, то это "отныне и навеки"?
Спасибо!!!