Подотчетное или доверенное лицо?

Нужна ваша помощь, коллеги.Из вышестоящей организации передавался по извещению автомобиль.Сотрудник вышестоящей организации, согласно приказа снял в ГИБДД с учета и по доверенности нашей организации поставил на учет нам данный авто, но в квитанции по уплате госпошлины (истратил свои собственные деньги) написал свою фамилию.Подотчетным не могу его оформить, так как не в штате, передавать подотчетные суммы тоже нельзя.Как человеку вернуть уплаченную сумму и не нарушить Порядок ведения кассовых операций?Как могу оформить авансовый отчет и приложить квитанцию с его фамилией?Если читать пункт 16 Порядка, то нужен договор.Какой? Или доверенность организации, и то, что человек работает в вышестоящей организации может являться для ревизоров каким-то объяснением? Помогите, скоро проверка, хочется сделать правильно...

потратил - скажите ему спасибо. это головная боль его работодателя, как ему деньги возместить