Статья: Как из простого помощника сделать хорошего

Вал первички и мелких забот «накрыл» вас с головой... Нужно брать помощника
– пусть он занимается документами, ведет Книги покупок и продаж, тормошит
контрагентов, забывающих прислать счета-фактуры. И чем правильнее будет организована
его работа, тем больше будет от него пользы 
 
В начале будут документы
Как правило, на должность помощника бухгалтера идут совсем «молодые да зеленые»
люди, и скорее всего вам придется объяснять им весь процесс работы с нуля.
Сначала стоит составить для прибывшего должностную инструкцию и инструкцию
по делопроизводству. Первая определит его обязанности, вторая поможет с ними
справиться.
Помощник растеряется среди вороха поступающей в бухгалтерию первички, если
не научить его отличать бухгалтерские документы от всех остальных. Объясните
ему, что, скажем, приказ о назначении Иванова с завтрашнего дня дворником относится
к кадровым документам, а вот накладная – самый что ни на есть бухгалтерский
документ.
Если человек вам нужен для работы с первичкой, он должен осознавать, что эти
бумаги – первое, к чему придираются налоговики. То, что от качества оформления
документа и информации, которую он содержит, зависит и бухгалтерский, и налоговый
учет, новичок должен усвоить в первую очередь.
После этого можно приступить к объяснению, как проверить документ по существу,
форме и правильности арифметических подсчетов. Для того чтобы помощник понял,
что проверка по существу ведется, прежде всего, с точки зрения законности проведенной
операции и ее хозяйственной целесообразности, приведите какой-либо пример.
В инструкции он может выглядеть так: «Если вы видите счет на оплату юридической
консультации, а в графе “Стоимость” указана сумма в несколько сотен тысяч рублей
и при этом не оформлен договор, то логично предположить, что в счет закралась
ошибка. Скорее всего в счет необходимо внести изменения, предварительно созвонившись
с поставщиком услуги – юрфирмой».
Следующий этап – проверка документов по форме. Она означает, что документы
проверяют на полноту и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей
и отсутствие неоговоренных исправлений. Подчеркните, что к реквизитам нужно
относиться особенно трепетно. Здесь тоже нужно привести «говорящий» пример:
«Если в счете-фактуре будут допущены нарушения по оформлению, на возмещение
налога на добавленную стоимость можно не рассчитывать. Фирма потеряет почти
пятую часть от перечисленной поставщику суммы».
Наконец, в полученном документе нужно проверить правильность арифметических
расчетов. Даже если накладную или счет заполняла программа, нужно просчитать
итоговые суммы и суммы НДС еще раз, не говоря уже о тех документах, которые
заполнены от руки. И требуйте, чтобы помощник не «филонил», подбивая суммы
на калькуляторе.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?17171