Протокол о распределении премии

Добрый день!

У нас в компании у ген. директора и директоров департаментов очень большие премии по результатам месяцев (превышают в разы оклады).
Наши аудиторы порекомендовали сделать протокол внеоч. собрания по этому вопросу.
Суть решения в том, что: Ежемесячно, по итогам отчетного месяца, определять и утверждать Фонд премирования, оформляя в виде решения собрания участков Обществ. Ответственным за распределение премии генеральному директору назначить (одиного из учредителей), распределение премии остальным сотрудникам будет находиться в компетенции генерального директора Общества и распределяться из Ежемесячного Фонда премирования сотрудников.

Всего учредителей два.
Вопрос: можно ли сделать так, чтобы только один из учредителей утверждал этот Фонд (соответственно другой учредитель поручает первому) и обозначал премию ген. директору.
А затем ежемесячно оформить это в виде решения.

Или же лучше указать, что такое решение (по определению ежемесячного Фонда) может быть заочным?

Я совсем запуталась...