Статья: Не «вбивайте» накладные!

Пришел на работу, сел в кресло, нажал кнопку на компьютере и получил отчет по расчетам с поставщиками за сегодняшнее число. И так в любой день недели и любое время суток! Основное препятствие на пути к этой мечте – время, необходимое для разноски накладных и актов по счетам бухучета. Его можно сэкономить за счет... поставщика.

Недовольство директора по поводу отсутствия бухгалтерских данных в «реальном времени» – явление обычное. Бесполезно объяснять руководству, что данные еще надо занести в программу и обработать, что нормальные бухгалтерские отчеты можно получить в лучшем случае в начале следующего месяца, так как на столе у оператора – кучи не разнесенных документов.
Или такая ситуация: «Товар пришел еще вчера вечером! Почему сегодня утром его не выставили на витрину? Как нет ценников?!» – возмущается директор. А ценников нет, потому что вручную выписывать долго, а оператор в поте лица до сих пор заносит в базу приходные накладные. Просто менеджер забыл их отдать вчера, а ведь еще нужно внести в справочники характеристики новых товаров.
Теперь представьте себе, что партнер еще в момент отгрузки товара (оформления сложного акта с множеством позиций) скидывает вам через интернет файл, который вы просто добавляете в базу данных своей бухгалтерской программы. Когда менеджер (возможно, спустя неделю) приносит в бухгалтерию бумажную накладную, вашему помощнику остается лишь подшить ее в папку.
Заманчиво? Не то слово! Реально? Вполне, если только вы не меняете поставщиков каждый день или они заинтересованы даже в разовых поставках для вашей фирмы.
Конвертировать можно не только валюту
Количество разработчиков бухгалтерских программ исчисляется десятками. Нельзя сказать, что их базы можно совместить друг с другом без труда. Однако возможность «выгрузки» информации из одной базы данных в другую предусмотрена практически в каждой бухгалтерской программе.
Ваш компьютерщик должен написать программу обмена данными, которая будет конвертировать переносимые из базы поставщика показатели в формат, понятный вашей бухгалтерской программе. По словам Сергея Уцыки, старшего консультанта-программиста, ответственного за внедрение и обслуживание экономического программного обеспечения группы компаний «Мост», разработка не займет много времени и уж точно не разорит фирму. Все зависит от количества видов бухгалтерских программ, на которых работают ваши поставщики.
«В сущности для пользователей баз – бухгалтеров по большому счету все равно, какой там формат используется при загрузке-выгрузке, – объясняет Сергей, – лишь бы все работало быстро и надежно. Скажу лишь, что в большинстве случаев можно ограничиться текстовым форматом. Если нет, то решение будет немного дороже. Если же программа покупателя и поставщика создана одним разработчиком, никаких доработок не понадобится».

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?17767