Как грамотно провести деньги через кассу с целью погашения задолженности

Возникла ситуация :
за последний квартал организация получала деньги через кассу на выплату зарплаты и на хоз. расходы.
Лицо которое получало на "хоз. расходы" не может отчитаться за часть средств, поэтому оно их хочет вернуть в кассу предприятия, а предприятие обратно в банк.
Вопрос в том, что период за который образовалась задолженность 1 квартал (а по авансовому вроде нужно раньше отчитываться) + не использованные суммы не маленькие.
Может быть проще оформить заем на эти деньги и внести их как погашение заёма (но по заёму в каких то случаях нужно начислять НДФЛ + ден. средства получал "заемщик" по частям т.е. в неделю несколько раз по n-ой сумме)