Пеня по коммунальным услугам

Ситуация получается следующая:
с этого года поставщик эл.энергии выставляет нам пени за несвоевременное перечисление авансовых платежей. Это получается ежемесячно, в связи с тем, что в госконтракте стоит срок оплаты до 10 числа, а счета от этого поставщика поступают позже (по почте), поставщик находится в др.населенном пункте и получать у него счета самостоятельно нет возможности. Эти же суммы пени поставщик включает в акт сверки.
Суммы копеечные, хоз.отдел согласен их сам гасить, т.к. им проблематично разбираться с контрагентом.
А как мне это отразить в учете?
Мысль такая: начальник хоз.отдела пишет сл.записку на рук-ля примерно так: "Прошу принять в кассу денежные средства в счет оплаты пени по такому-то документу". Далее мы платим контрагенту пеню по 290 КОСГУ и восстановление кассовых расходов делаем за счет нашего работника.
Или это полная ерунда???
Помогите разобраться, у кого на практике такая ситуация?