Выдача из кассы денежных средств на благотворительность

Очень нужны советы.
Наша организация оказывает благотворительную помощь на нужды детской поликлиники, согласно писем.
Если раньше "просьбы о помощи" были о каких-то предметах обихода, техники, оплаты обучения сотрудников и все это естесственно оплачивалось через р/счет, то сегодня принесли письмо о выдаче наличных денежных средств. Главный врач летит в Москву на конференцию и наше предприятие просят возместить все расходы (гостиница, оплата билетов).

Первый раз такое в моей практике, что мне делать.