Списание материалов - перерасход??? Спор с нач.участка

Мне начальник участка доказывает, что если в проектной документации забито на работы 1000 м кабеля, то мы можем его закупить-использовать, а потом (из-за неверно подсчитанного проекта) докупить еще 2000 м кабеля и тоже его использовать на объект. Потом я должна списать эти 3000 м кабеля на затраты. А каким образом я объясню Налоговой Инспекции о таком перерасходе? Начальник участка мне говорит, что ничего доказывать не надо, пусть инспектор едет на объект и все сам замеряет. Подскажите, пожалуйста как правильно. Нужно ли иметь бумагу о согласовании перерасхода с Заказчиком (только как ее добиться не знаю) или достаточно служебной записки от начальника участка что еще требуется дополнительный материал?

Отчет об использовании материалов от прораба с визой директора "Утверждаю" является для бухгалтера основанием для списания материалов. На все технические вопросы о причинах перерасхода, если они возникают, отвечает директор, бухгалтер этим не занимается.