Статья: Срок жизни документов

<p> Ирина ЧЕРНОВАЛОВА </p>
<p> <strong>В бухгалтерии всегда скапливаются горы документов. Бухгалтер
просто задыхается от них. Но выбросить и «расчистить горизонты» тоже боится.
Вдруг понадобятся? Так сколько же должны «жить» эти бумажки? С этим вопросом
мы и попытались разобраться. </strong></p>
<p> «Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации
и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций
и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных
операций», – Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском
учете», глава 1 статья 1 пункт 1. </p>
<p> На ваш взгляд, какие слова в приведенной цитате из Федерального закона являются
ключевыми? Конечно, «учет» и «хозяйственные операции», скажет вам любой теоретик
бухучета. Но бухгалтер-практик добавит, что слова «сплошной», «непрерывный»
и «документальный» тоже имеют очень даже большое значение. </p>
<p> Обратимся снова к Федеральному закону: «Первичные и сводные учетные документы
могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем
случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов
на бумажных носителях...» </p>
<p><strong> Гора Монблан из документов</strong></p>
<p> Работа бухгалтера всегда сопровождается появлением разных бумаг. Постепенно
рабочий стол превращается в гору Монблан. И с каждым годом этот архив увеличивается
и будет увеличиваться. Теперь представьте себе объем вашего бухгалтерского
архива через 3, 5, 10 и, дай вам бог, большее количество лет. Простая задачка
для логистика: какое количество шкафов, стеллажей и какого размера помещение
вам потребуется в ближайшем будущем? </p>
<p> Есть ли какая-нибудь возможность обуздать этот бумажный вал? </p>
<p> Конечно, выходом из положения мог бы стать электронный архив. А именно, сканирование
всех бухгалтерских документов, создание их точных электронных версий с визами,
подписями и печатями. Преимущества такого метода очевидны – все в одном месте,
простота доступа к любому документу за любой период, срок хранения – вечность...
Но... электронная версия документа юридически не имеет права оригинала. Из
трех законов, которые могли бы придать легитимность электронному архиву – об
электронном документе, об электронной коммерции и об электронной цифровой подписи,
– сейчас принят только последний: Федеральный закон от 10 января 2002 г. №
1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Поэтому мечты об электронном бухгалтерском
архиве пока оставим. </p>
<p> Как разобраться в массиве бухгалтерских документов, скапливающихся годами?
Относиться к ним по принципу «пусть будет» или «на нет и суда нет»? Хранить
все подряд или уничтожать без разбора? Как раз на «нет» суд вполне может быть.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?22325