Статья: Советы консультанта: Полезные совещания

Павел Безручко
Проводить совещания грамотно и с пользой не всегда удается даже наиболее
успешным руководителям. Большинство встреч с участием топ-менеджеров до сих
пор проходят по принципу переливания из пустого в порожнее, а благие намерения
отечественных руководителей совещаться только по делу и высказываться только
по существу редко увенчиваются успехом. В чем причины такого положения вещей
и как с ними бороться?
Основная проблема, с которой сталкивается руководитель при проведении совещаний,
это необходимость совмещения разных ролей (фасилитатор совещания, содержательный
участник, высший руководитель). Задача тем более не простая, если речь идет
о совещании команды высших руководителей. Высокие амбиции и сила личностей
топ-менеджеров, индивидуализм и сложная внутренняя динамика внутри команды,
которые не так просто отделить от содержания обсуждения, создают дополнительные
препятствия на пути продуктивной работы. Зачастую проблема состоит не в том,
чтобы обсудить вопрос, а в том, чтобы договориться между собой, построить
беседу таким образом, чтобы решение было исполнено и ни у кого не осталось
чувства “меня победили”.
В ряде случаев злую шутку может сыграть и инертность — привычная колея,
в которой проходят собрания и которая есть почти у любой команды. Например,
команда хорошо мобилизуется, умеет принимать совместные решения в кризисной
ситуации, но плохо справляется с творческими задачами (создание сценариев
развития ситуации, видения будущего).
Но, наверное, самой распространенной причиной провальных совещаний по-прежнему
остается элементарная нехватка времени на содержательную подготовку встречи.
Мы предлагаем несколько несложных рекомендаций, которые позволят сделать
собрание топ-команды максимально результативным и направить совещание в верное
русло.
1. Определите формат. В зависимости от обсуждаемого вопроса можно выделить
три основные разновидности совещаний. Во-первых, регулярное, или оперативка
(основные вопросы: существующее положение дел, планы на будущее, помощь присутствующих
и т. п.). Во-вторых, совещание по решению конкретной сложной проблемы. В-третьих,
совещание по выработке стратегии/видения будущего.
Заранее определив формат совещания, вы сформируете ожидания участников о
его продолжительности, важности и их роли в обсуждении. Это поможет им подготовиться
к встрече и спланировать свой дальнейший график. Помните: оптимальная продолжительность
оперативки — час-полтора, в то время как на выработку стратегии вполне может
понадобиться несколько дней.
2. Выберите участников.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/boss?23046