проживание в гостинице без командировочных??

Добрый день. Уважаемые Клерки, помогите пожалуйста:
НАчались работы на объекте в другом городе. Оплачиваем по безналичному расчету две гостиницы:
в 1ой проживают: 4 чел.(бригада подрядчиков- не наши сотрудники), платим мы за них по 800руб.за человека.
и во 2ой: 2 наших сотрудника, платим 1700руб. за номер люкс+380р.(завтраки на двоих).
Трудовые договора с нашими работниками заключены стандартные, единственный пункт о командировках "По распоряжению "Работодателя" отправляться в служебные командировки на территории России и за рубежом".
А в договоре с подрядчиком просто указано что мы оплачиваем работникам проживание.

Вопрос - можем ли мы принять к учету в расходы по ндс и прибыли проживание в гостинице (без командировочных удостоверений), - как-то мне кажется нельзя так...
А если с командировочными связываться - то нужны:
1.Приказ, доп.соглашение к договору, командировочные удостоверения, оплата за проезд(на проезд документов нет)?
2.Проживание ведь нормируется, верно? И суточные нужно где-то отражать...

очень признательна буду за помощь - никогда с этим не сталкивалась а работы шквал....

Оформить командировки (никакого допсоглашения к трудовому договору не нужно). Проезд не оплачивать, так как документы на оплату не предъявляются. Проживание (кроме завтраков) и суточные оплатить. Проживание если и нормируется, то только в вашем локальном положении о командировках.
Не забыть, что дни командировки оплачиваются по среднему.

Огромное Вам Спасибо!!!

Правильно я поняла:
1.Приказ на командировку не делаем?
2.Звоним в гостиницу и говорим "Уберите пожалуйста сумму за завтраки с документов мы оплатим ее наличкой или включите в стоимость проживания".
3.Вместо оклада рассчитываю командировочные ежемесячно?

Не совсем.
Приказ на командировку делаем, не сами же работники решают куда-то съездить. Командировочное удостоверение им даем.
Можно никуда не звонить, просто не возмещать подотчетникам часть счета, приходящуюся на завтраки.
Командировочные ежемесячно, только если они у вас месяцами в командировке. Те дни, что в табеле буковкой К, оплачиваются по среднему. Плюс суточные за каждые сутки.