Вопрос по оформлению командировки в КИТАЙ!

Ув.клерки! Очень давно не было загран командировок!Прошу помощи!!!!
По приказу директор ездил в командировку в Китай (прибыл в Пекин и жил в Пекине,а ездили на завод в провинцию ТяньЦинь(шинный завод),а поездка была о намерениях и согласованиях условий, договор будет подписан в ноябре ! Пер ечислены денежные ср-ва в рублях на карту директора.По приезду:
Представлены до-ты:1.Тур оплачен ООО "ЧайнаТрэвэл-есть п/ордер и кассовый чек на сумму 44180 руб. ,приложены посадочные талоны Моска-Пекин и Пекин Москва,документы страховки. Авиаперелет+страховка все включено в ст-ть тура! Нужно прикладывать дополнительно еще что-то(договор или счет на оплату)?
2.Есть документ проживания в гостинице на китайском,+ документы на проезд в провинцию Тянь Цинь.Вопрос :перевод обязателен?! чтобы их зачесть,
3.Суточные в Китай можно посчитать в пределах 2500 или брать по норме по постановлению?!!! Я обязана в 3-х дневный срок принять отчет по командировке,а перевод еще не сделан!!!

Что вы так паникуете, ничего страшного нет.

Также как и для командировок по территории РФ, суточные при заграничных поездках не нормированы для целей бухгалтерского учета и налогообложения прибыли. Поэтому конкретный размер суточных определяется руководителем организации или индивидуальным предпринимателем и закрепляется в приказе или коллективном договоре.

Однако если имеет место командировка за границу, суточные для целей расчета НДФЛ нормируются. До 2500 руб. в день такие суточные НДФЛ не облагаются, а сверх этой суммы облагаются на общих основаниях по ставке 13%.

Для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Перевод на русский язык обязательно нужен, перевод может быть сделан не обязательно переводчиком, а лицом , уполномоченным в организации.

Обязательно приложите развернутый отчет о командировки, кто, куда, когда, зачем, чего делал. Чем больше , тем лучше, может есть какие-либо проспекты, приглашения, буклеты.

И не забывайте, что суточные "въезд заграницу-норма 2500, въезд в РФ- суточные как по России"

Документов вроде достаточно. Для обоснования расходов.
Для обоснования оплаты этих расходов нужен договор и платежный документ от тур-фирмы.
Суточные вы можете сами утвердить какие хотите, 2500 в целях НДФЛ.
Если в стоимость тура входит гостиница, зачем еще счет из гостиницы? Или фирма вам сделала только билеты?
Хорошо бы ваучер приложить, если это пакетный тур.

Но кроме всего должен быть приказ и отчет о командировке.

! От турфирмы есть приходный ордер с кассовым чеком,и ваучер наверное это -список группы с нашим командированным,страховые отметки. Пытаемся взять договор,т.к. организатором были московские представители этого завода.А если мы возьмем суточные по норме Китай 67Sпо курсу на дату утверждения отчета! Приказ о командировке есть,но нет документов подтверждающих проживания 2 дней в Москве.Я ему считаю только суточные по норме и все. А отчет о командировке сама написала в произвольной форме или он должен содержать все движения пошагово?

Спасибо за полный ответ!

Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:

– служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);(скопируйте у всех и подложите к отчету копии загран.паспортов, особенно где штампы пересечения границы.

– приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

Т.е. для отчета о командировки есть форма Т-10а, но для самого отчета там 3 строчки.
А так как у вас ездил сам директор со товарищами, то лучше или написать отчет от всей группы или если там у каждого было свое задание, сделайте им шаблон и пусть пишут. (пошагово не надо). Т.к. эта командировка- не ближний свет и расходы там не маленькие.
По-поводу китайских норм, вам решать. У вас должно быть положение о командировках, где вы устанавливаете суточные по России , зарубеж.
можете назначить разные суммы , в зависимости от должности. Директору ,я думаю, надо 2500=, другим по 2 тыс.(чтобы не вылезало за НДФЛ ).

А расчет суточных лучше сделать в EXCEL , таблицей : даты, норма, сумма. Тем более ездил не один человек.