как списать средства на пополнение транпортных карт -Е-карт?

Добрый день. У нас казенное учреждение,в котором для пользования,при разъездном характере работы, приобретены транспортные Е-карты (на 70 дней). Для их активации необходимо их пополнять 1 раз в 70 дней.Для этого мы выдаем из кассы в подотчет наличные денежные средства, подотчетное лицо эти средства вносит на карту и в течении 70 дней ездит по ней в общественном транспорте. Подскажите пожалуйста в какой момент произойдет списание денежных средств на расходы (Дт 401.20 Кт 208). В момент внесения средств на карту, или в момент полного использования средств по истечении 70 дней?