компенсация сотовой связи председателю правления

добрый день,
на общем собрании было принято решение выплачивать предс правления компенсацию за использование моб телефона,
у нас ЖСК, без аренды и каких-либо др доходов, т.е. прибыль нулевая, и декларации сдаем нулевые, потому вопрос об отнесении этой компенсации в расходы меня не беспокоит.
Предс правления предоставил мне выписку из протокола собрания (в ней не указана конкретная сумма, только общая фраза о компенсации) и копию счета из МТС (лично на председателя подключен безлимитный тариф за 300 руб). Сказал выплачивать ежемесячную компенсацию в размере 300 руб.
Мне достаточно этих документов? Нужен ли еще какой-нибудь приказ? Собираюсь облагать эту выплату НДФЛ, это не будет нарушением?