Внедрение программ и автоматизация производства (кто внедрял)?

Внедрение программ и автоматизация производства
Здравствуйте. У нас небольшое предприятие, производство (металлобработка). Давно уже назрела проблема все автоматизировать. Учет ведется в различных программах и на бумажных носителях. Начали с того, что стали приглашать представителей различных фирм (продажников), чтобы понять какие предлагают программные продукты и их стоимость. Выяснили, что программ множество, а также стоимость внедрения колеблется от 500 тыс. до 5 000 тыс.рублей. Процесс этот длился приблизительно около 1,5 лет. Наконец-то определились, что нам подходит программа УПП или ERP. Нашли организацию, которая станет внедрять, определились с суммой и т.д.
Но вот такой вопрос: какие «подводные камни» могут возникнуть в процессе внедрения? Приглашать ли на работу программиста (создавать вакансию)? И многое, многое другое… Сейчас заключаем договор...
Кто внедрял – откликнитесь!!

Цитата:

---

Сообщение от Татьяна-Васильевна

какие «подводные камни» могут возникнуть в процессе внедрения?

---

О, пожалуйста :)
Подводные камни типовые в ассортименте.

с Вашего позволения начну с камней заказчика.
1. Заказчик не совсем точно понимает, чего хочет. Требования формируются в виде "все нужные отчеты", "чтобы было удобно".
2. Нечеткая детализация задач. Бумажные формы, которые нужно получать из системы, передаются заказчику зачастую без методики заполнения (а дьявол-то в деталях!) и т.п.
3. Незнанение законодательства. "Делайте как по-закону", а потом оказывается, что на самом деле нужен трехуровневый мухлёж (для налоговой, для заказчиков, для клиентов :) )
4. Нечеткое представление о том, кто что должен делать в системе. Зачастую этот вопрос обходится стороной на начальном этапе. А потом недовольные начинают утомительные разборки. Например, кто должен вносить в систему данные об инвалидности сотрудника, кадровик или бухгалтер? Этот пункт очень важен, т.к. зачастую системы наименее гибки именно в разделении полномочий.
5. Отсутствие нормального рабочего места сотрудников подрядчика в вашем офисе. Нужно понимать, что если сотрудник сидит на покосившейся табуретке в душной и шумной комнате, то результат будет нехорошим. Нужны нормальные офисные рабочие места, подкормка чаем и печеньками желательна.
6. Не уделяется должного внимания подготовке инструкций пользователей и различных регламентов по работе с системой. Регламенты работы с документами у заказчика зачастую отсутствуют и требуют проработки и утверждения. Но внедрить очень хочется прямо сейчас. В итоге автоматизируется не то что нужно.
7. Не уделяется внимание обучению персонала работе с системой. Как следствие - саботаж пользователей заказчика, желание скомпрометировать систему и вернуть себе привычную печатную машинку, которая всегда печатает то что надо.
8. Не прорабатывается вопрос первоначальной загрузки данных в систему. Например, персональных данных сотрудников, личных счетов, среднего заработка и т.п. В итоге вроде и система рабочая, а пользоваться нельзя. Многонедельные авралы по 14 часов в день, взаимное недовольство, ошибки в попыхах расчитанной зарплате...
9. Руководство заказчика не выделяет своим сотрудникам время на участие во внедрении. В итоге заказчик и подрядчик живут своей отдельной жизнью и получается полная ерунда. Во многом именно отсюда следуют все предыдущие подводные камни.
10. Если внедряется широко распространенная система "из коробки" с доработкой под ваши особенности, то требуйте документ с описанием выполненных доработок. Чтобы при необходимости вас могла поддержать другая организация-внедренец.
11. Не прорабатывается вопрос первоначальной поддержки пользователей. В итоге пользователи остаются один на один с непонятной программой. Поддержка обязательно нужна, желательно в вашем офисе.
В поддержку обязательно должна входить правка инструкций при необходимости.
12. Не прорабатывается вопрос обновления по изменениям законодательства во время процесса внедрения. В итоге заказывали одно, сделали именно это. Но результат уже никому не нужен. Любое изменение законодательства может добавить подрядчику трудозатрат, с этим ничего не поделать. Принцип "только два из трех: быстро, дешево, качественно" работает и тут.
13. Не прорабатывается вопрос о доработках системы по итогам первых недель/месяцев эксплуатации. Не бывает так, чтобы с первого раза получилось идеально. Обязательно заложить бюджет на последующее развитие системы в близкой перспективе.

Подводные камни подрядчика. Происходят в основном из острого желания сэкономить на вас лично и на своих же сотрудниках в общем.
1. После заключения договора в глазах подрядчика ваш приоритет резко идет вниз. Поэтому все лучшие кадры подрядчика перезжает к кому угодно, но не к вам.
Требуйте выполнять работы на вашей территории. Вы должны видеть реальных людей. Разного рода удаленные работы возможны только при установившемся взаимном доверии.
2. Техническая некомпетентность внедренцев, которые позавчера закончили ВУЗ. Непрофильный. Не стесняйтесь проводить собеседования внедренцев, которые будут работать на Вашей территории. Только не перегибайте, не превращайте собеседование в попытку подловить с улюлюканьем.
3. Незнание законодательства. Тут нужно понимать, что внедренцы могут быть не в курсе новинок и узких нюансов вашей специфики. Надо работать в тесном контакте, тогда и результат будет.
4. Текучка сотрудников подрядчика. Происходит от маленькой зарплаты (тут вы не сможете ничего сделать), перекидывания на более приоритетные (для подрядчика) проекты, от желания подрячика "прокачать" новеньких сотрудников на опыте вашего проекта.
Поэтому фиксируйте состав проектной команды от подрядчика. Порядка 50-80% сотрудников подрядчика должны постоянно работать только у вас. Требуйте вашего согласия при замене. При этом надо понимать, что бывают работы, которые не требуют большого опыта и на них можно пригонять временных студентов. И наоборот, случаются узко специфические места, на которые вам пришлют специально обученного человека на ограниченное время.
Если у вас будет работать мало людей, один-два, имейте ввиду, что именно они делают вам систему, а не директор подрячика.
5. Проектная техническая документация (инструкции, регламенты и т.п.) пишутся по остаточному принципу, малоинформативны, непонятны неподготовленному пользователю.


Подводные камни общетехнического и бытового характера:
1. Журналирование ввода данных в систему зачастую не включается в требования. А меж тем необходимо понимать, кто где накосячил и почему система выдает именно такие числа, а не такие какие хочется.
2. Не устанавливаются требования по созданию резервных копий и главное! восстановлению из них. В итоге разнообразные сбои приводят к простоям пользователей, а то и производства в целом.
3. Не устанавливаются требования к бесперебойной работе аппаратуры (серверов и т.п.). Сервер (бывший игровой комп сына директора), воткнутый в ту же линию, что и сварочный аппарат, размещается в глухой кладовке без вентиляции, почему-то часто выходит из строя.
4. Проблемы с компьютеной сетью заказчика, которые ранее не были критичными. Например регулярные обрывы связи, недостаточная скорость обмена данными и т.п.
5. Недостаточная производительность рабочих компьютеров сотрудников (если древние машины).
6. Вовлечение в работу в системе сотрудников, которые ранее не общались с компьютерами и/или не имеют рабочего компьюетра. Например, кладовщики, табельщики.
7. Организация удаленного доступа в систему. например, чтобы диреткор из дома мог отчеты смотреть. Требует внимания к обеспечеию информационной безопасности локальной компьюетрной сети.


Это так, для начала. Что первым вспомнилось...

Calm, этапять!!! ;)

Цитата:

---

Сообщение от Татьяна-Васильевна

Начали с того, что стали приглашать представителей различных фирм (продажников), чтобы понять какие предлагают программные продукты и их стоимость. Выяснили, что программ множество

---

Начать следовало бы с формулирование своих потребностей. Т.е. с пресловутого описания бизнес-процессов, которое так не любят заказчики.
Не любят по нескольким причинам.
Во-первых, от этого на первый взгляд нет пользы. Потрачено две пачки бумаги, полчаса работы старшего помощника младшего бухгалтера, а информационной системы как не было так и нет.
Во-вторых, стыдно признаться, но бизнес-процессы не отстроены. Одни бухгалтеров операцию выполняют одним способом, потому что так когда сказала МарьяИвановна^tm (ныне уволенная на пенсию), другие делают так, как прочитали во вчерашней газете.
Третьи не знакомы с МарьейИвановной^tm и не читают газет. Поэтому работают по мере своей фантазии.
При попытке формализации начинаются разборки. Слышатся восклицания: "это должен делать не я!" "И не я!". Руководство предпочитает не вмешиваться, т.к. во-первых, раньше ведь всё работало, зачем что-то делать? Во-вторых, нет времени разбираться о чём они там толкуют..
И т.д. и т.п.

Вот если этот этап успешно преодален, есть понятное описание бизнес-процессов, с которыми все согласны, которые реально применяются на практике,
вот тогда пора звать на смотрины внедренцев и примерять свои процессы на их системы.

ОГРОМНОЕ спасибо за развернутый, полный и очень своевременный ответ. Распечатала, раздала нашей группе внедрения. Все задумались. Будем "переваривать" информацию. Постараемся все учесть. Еще раз спасибо!!!

А удобно ли на форуме интересоваться про "внедренцев", не будет ли этой скрытой рекламой???

А может быть не покупать программу, а пригласить специалиста и он сам "донапишет" программу??

Вряд ли это имеет смысл.
Фокус в том, что название компании не определяет компетентность сотрудников. Средняя продолжительность работы ИТ-специалиста на одном месте - 3 года. Компания-внедренец "Пупкин и Ко" год назад и сегодня - это не одно и то же.
Это с другой стороны.
С другой стороны наличие отличной суперкомпетентной команды не гарантирует успех. Некомпетентность заказчика в процессе внедрения, отсутствие контроля и участия со стороны заказчика сооблазняют подрядчика сделать дешево и максимизировать свою прибыль от внедрения.
Не думайте, что это касается только мелких компаний с десятком сотрудников. Этим грешат и очень крупные конторы с очень дорогими вывесками.
Поэтому нет смысла задавать вопросы типа "а хороша ли контора "Пупкин и Ко"?

Так же не имеют особого смысла вопросы а-ля "а может ли такая-то система делать вот такие-то фокусы". Вам не фокусы нужны, вам нужна автоматизация четко сформулированных бизнес-процессов.
Если система для ваших целей не годится, подрядчик не возьмется.
Но т.к. обычно в договоре требования к системе определяются в духе "чтобы всем было хорошо", то все проблемы всплывают на этапе приемки работ, а то и вовсе на этапе опытной эксплуатации.

Если же формулировать более общие вопросы, то всегда будете получать утвердительный ответ.

Цитата:

---

Сообщение от Татьяна-Васильевна

А может быть не покупать программу, а пригласить специалиста и он сам "донапишет" программу??

---

Тут тоже есть множество подводных камней.
Во-первых, подводные камни заказчика не просто не отменяются, а, я бы сказал, только увеличивают свою актуальность.
Договор с компанией-внедренцем он все же кое-как дисциплинирует. А одинокого специалиста по "донаписанию программы" (формулировка многообещающая ;) ) будут все футболить, чтобы не мешал работать. И в итоге выставят ему претензию, что, мол, где же "донаписанная программа"?!

Во-вторых, заказчик по определению не в состоянии оценить компетентность специалиста по "донаписанию программ". Точно так же как Вы не в состоянии оценить компетентность врача в больнице.
Исключение составляют дорогие проекты, где заказчик включает в штат ИТ-специалистов по внедряемому программного продукту и заключает договор с компание-внедренцем.

В-третьих, что будет с полуготовой "донаписанной программой" после того, как одинокий специалист решит, что сменить работу? Следующий специалист не сможет в полной мере воспользоваться сделанной работой. А зачастую ни в какой мере не воспользуется. Специфика :)

В-четверых, а сколько времени потребуется приглашенному специалисту? Взять хотя бы обучение пользователей и подготовку инструкций. Это куча времени.

"Приглашать специалиста" имеет смысл, если он заслужил ваше доверие, если вы будете его холить и лилеять, не парить идиотскими запретами вроде закрытия территории в 18:00 или штрафов за опоздание на 5 минут утром. ИТ-специалисты, они такие капризные и сейчас рынок труда на их стороне.
Ну или вам нужна минимальная доработка стандартной конфигурации 1С. Логотипчик на бланках сменить и еще по мелочи.

В остальных случаях "привлечение специалиста" - есть лотерея. Может быть встретите очень компетентного, доборосовестного работника. И если будете исправно платить ему хорошую зарплату, то будете счастливы до скончания дней фирмы.

Пригласить специалиста можно, но это далеко не самый лучший вариант. Во-первых на это уйдет много времени. Во-вторых, один в поле не воин. Вам намного дешевле выйдет купить готовый продукт в приличной фирме, с большой командой специалистов, где все проверено-перепроверено и постоянно дорабатывается и обновляется.
Есть компании, где техническая поддержка на очень высоком уровне, все вопросы решаются быстро и качественно, и нет необходимости платить за это.
"Погуглите" и, уверена, Вы найдете подходящий вариант.

Большое спасибо за ответы. Сейчас осмысливаем ситуацию.
Переписывались еще с др. специалистами. Выкладываю очень понравившейся мне ответ. Я его немного перефразировала, распечатала и отдала директору, пусть знает!
"Поняли, что ИТ-специалист нам понадобится. Но как найти такого, чтобы заслужил наше доверие? Мы будем его холить и лелеять, не парить идиотскими запретами вроде закрытия территории в 18:00 или штрафов за опоздание на 5 минут утром. ИТ-специалисты, они такие капризные и сейчас рынок труда на их стороне.
В остальных случаях "привлечение специалиста" - есть лотерея. Может быть встретим очень компетентного, добросовестного работника. И если будем исправно платить ему хорошую зарплату, то будем счастливы до скончания дней фирмы."

Цитата:

---

где все проверено-перепроверено и постоянно дорабатывается и обновляется.

---

"Все проверено-перепроверено" и "постоянно дорабатывается и обновляется" - это два взаимоисключающих понятия.

Вот пара полезных ссылок.

Внедрение ERP системы в 3-х актах, с прологом и эпилогом
http://habrahabr.ru/post/102860/

Чтобы внедрить ERP-систему на производстве
http://habrahabr.ru/post/209196/

Вообще хорошего материала по теме внедрения очень много.

Ах, какие хорошие ссылки (и комментарии к ним). Опять таки , распечатала их и всем раздала!!! ОГРОМНОЕ спасибо!!!!!!

Одиночке легче удержать проект от ненужного расползания во все стороны и затрат на согласование работ.

Вот зашла отчитаться, что мы выбрали.
Спасибо всем - и за добрые слова, и полезные ссылки. Руководство впечатлило.
Рассматривали три компании (СПб). Что было в приоритете (до подписания договора): толково объясняли, понятно показали, не ленились приехать несколько раз, прошлись по производству, все посмотрели, ввели пробно в программу наши исходные данные и предметно показали на наших материалах. Ну, и , стоимость конечно, проекта, сыграла не последнюю роль. Мы выбрали "ПС: Управление Мебельной Фабрикой". Функции этой программы схожи с нашими задачами. Корректировать нужно немногое. Т.е., все, что нам необходимо, спецификации, давальческое сырье, перевод кг – в м (по формуле), расчет себестоимости и т.д. и т.п.. Главное в программе то, что можно пропускать многие блоки и операции (ERP и УПП, это не всегда позволяют). Программа не очень громоздкая. Рассмотрели вариант оплаты в рассрочку. Рекомендовали программиста , сначала постоянно, затем – удаленно. Вот с октября начинаем внедрение.
Еще раз всем: огромное спасибо!

Снова на форуме подняли тему про покупку программы для производства http://forum.klerk.ru/showthread.php...2#post54585612 , поэтому по прошествии года хочу написать, как идет внедрение.
1. Внедрением занималась команда специалистов от контрагента и наш сотрудник, специально назначенный на должность заместитель начальника производства по АСУ. Надо сказать, что на эту должность мы выбрали своего сотрудника (из ОТК), который прекрасно знает процесс производства, коллектив и обладает лидерскими качествами. Он умел пользоваться компьютером, знал 1С и хотя бы имел первоначальные знания в этой области. С нашей стороны дополнительно в команду внедрения, вошел ст. мастер и экономист, помимо своей основной работы. Ну и, контроль начальства непременно. Программист остался в роли консультанта в штате контрагента.
2. Приблизительно три месяца наш сотрудник ежедневно работал в тесном контакте с командой контрагента, решая каждодневные вопросы. Остальные из команды занимались занесением первичных документов в программу (и это очень много! одних спецификаций около 1000). Также выявились и наши «узкие места». Пришлось стандартизировать чертежи (их очень много!!), т.е взять в конструкторский отдел на работу еще одну штатную единицу.
3. Рабочих мест 10-15, все лето посвятили тому, что каждого сотрудника обучили пользоваться программой, хотя бы минимально.
4. В процессе наладки и обработки данных, выяснилось, что многие вопросы, которые завязаны на бухгалтерию, решены не совсем корректно. Например, распределение ФОТ на выпущенную продукцию в пропорции плановых и фактических н/ч . И это требует доработки, отладки и т.д.
5. Наш специалист по внедрению ушла в декрет. Ее команда потихоньку наполняет базу первичными документами.
В заключении хочу написать, что внедрение любого новшества (будь то ИСО, новая программа), всегда влечет за собой недовольство в коллективе. У сотрудников добавляется больше работы, а не зарплаты. Поэтому только постоянно давление и понукание коллектива начальством или большие полномочия у внедренца (вплоть до увольнения) приведут к реальной работе в программе всех сотрудников.

при выборе программы нужно учитывать не цену, а эффект от внедрения.
и еще учитывать реальные расходы в т.ч. время сотрудников и доп штаты...
у вас год идет внедрение и конца края не видно...
расходы очевидно овермного...
а всего то 10-15 рабмест

в итоге ваша автоматизация вылилась в сумасшедшие затраты, недовольство в коллективе, больше работы за те же деньги, нервотрепку и т.д.
классика жанра

Цитата:

---

Сообщение от balabolec

при выборе программы нужно учитывать не цену, а эффект от внедрения.
и еще учитывать реальные расходы в т.ч. время сотрудников и доп штаты...
у вас год идет внедрение и конца края не видно...
расходы очевидно овермного...
а всего то 10-15 рабмест

в итоге ваша автоматизация вылилась в сумасшедшие затраты, недовольство в коллективе, больше работы за те же деньги, нервотрепку и т.д.
классика жанра

---

автоматизация управленческого бардака за большие деньги в лучшем случае даст автоматизированный бардак за большие деньги. 45-35 лет назад мы массово занимались АСУчиванием производства. и где оно, то автоматизированное управление?

у Форда вообще этих ваших компьютеров не было. а эффект был.

я так понял из всего прочитанного, что внедрение процесс не простой и не дешевый, будет ли иметь смысл для небольшого предприятия типа моего?