Статья: Расходы документально не подтверждены. Что делать?

<p>Материал предоставлен редакцией бератора <a href="http://www.berator.ru/berator/568/569/" target="_blank"><strong>«К вам пришла проверка» </strong></a></p>
<p><strong>Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например,
они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара,
ограбления и т. п.). Чем это грозит компании? При очередной проверке налоговики
обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Что же делать? </strong></p>

<p><strong> </strong>Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением
правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составит
5000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф
составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей. </p>
<p>Чтобы избежать ответственности, мы предлагаем поступить следующим образом.
Первое, что нужно сделать бухгалтеру в такой ситуации, – доказать свою невиновность
в том, что первичные документы отсутствуют. </p>

<p>Совет: составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина
их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы. </p>

<p>Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации,
вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно
имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части;
если случилось затопление – справка организации, которая эксплуатирует здание,
если документы украли – справка из милиции. </p>

<p>Случается так, что новый бухгалтер приходит на фирму и не может разобраться
в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава».
Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу,
провести инвентаризацию. </p>

<p>Если же инвентаризацию провести не удалось, и новый бухгалтер приступил к
работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него
письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют.
Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность
за отсутствие документов с вас, как с нового бухгалтера, будет снята. </p>

<p>Еще один неприятный момент, который грозит предприятию в такой ситуации, –
доначисление налогов и начисление пеней. Дело в том, что расходы, не подтвержденные
документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В противном случае
налоговики посчитают, что налоговая база по налогу на прибыль была занижена,
и доначислят налог, а также взыщут пени. Чтобы избежать налоговых санкций,
мы советуем попытаться восстановить недостающие документы. </p>

<p>Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ,
услуг), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали копии всех необходимых
документов.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?26699