Возмещение расходов ч/з расчетный счет

Доброго времени суток!
ООО (малое предприятие) на ОСНО, оптовая торговля. Директор постоянно оплачивает покупку канцелярии, материалов для обустройства мест хранения, почтовые расходы собственными деньгами. Предоставляет мне товарные и кассовые чеки. На основании этих документов я приходую Дт 10,44 Кт73. Затем составляем заявление на возмещение данных расходов, следующего содержания:
В ООО « »
от директора ФИО

Заявление
Необходимо возместить на мою банковскую карточку № , открытую в банке ВТБ24 расходы по отправке писем контрагентам, оплаченные ФГУП Почта России, в размере рублей копеек ( рублей копеек).

Приложение: кассовые чеки 34921, 34922, 34926 от 24.06.2015.

Директор ФИО
24 июня 2015 г.

На основании данного заявления производим возмещение потраченных сумм Дт73 КТ51.
Подскажите пожалуйста правильно ли мы оформляем данные операции в учете и нужна ли виза директора на заявлении о возмещении расходов?

Вообще то это оформляется через авансовый отчет
Отчитался: 10 (44) - 71
Выплатили перерасход: 71 - 51

и заявление с визой тоже нужно

Вопрос: О правомерности перечисления работникам организации, применяющей УСН, подотчетных сумм на их личные банковские карты.

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 25 августа 2014 г. N 03-11-11/42288

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу правомерности перечисления организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения, сотрудникам подотчетных сумм на их личные банковские карты и сообщает следующее.
Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П.
Согласно данному Положению физическое лицо вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.
Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
Учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.
Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Р.А.СААКЯН
25.08.2014

заявление надо писать, когда деньги выдаются авансом, а не за уже потраченное.