Оплата счета аванса без подписания договора

Подскажите, пожалуйста ! Ситуация такая , мы проектировщики делаем безопастную работу башенных кранов. В 2014 г к нам обратился Заказчик по вопросу установки и безопасной работы крана. Мы по электронной почте передали проект договора и счет на авансовый платеж. Сам объект оказался очень сложный, да и кран был только в пути соответственно информации не хватало.
Мы получили авансовый платеж. Заказчик ( в устной форме) стал настаивать начать работу мотивируя оплатой авансового платежа и устным заверением, что договор находится на рассмотрение и будет подписан и передан нам.
Мы начали работать ( выезжали на объект на совещание, предлагали варианты, вели переписку о недостающих материалах и т.п. в основном в электоронной почте и по телефону. На стадии завершения нашей работы Заказчик пропал, подписанного договора мы так и не получили.
Несколько месяцев назад пожалов к нам юрист с требованием вернуть ошибочно перечисленную сумму. Мы отказались отказ отправили письменно мотевировали тем , что платеж был авансовый и работы на сумму аванса мы выполнили.
На недели получили с арбитражного суда копию искового заявления Заказчик требует возврата якобы незаконно использованных средств и еще и проценты. Что делать сумма не большая 25 т.р. часть переписки осталось в электронной почте.
Окончание работ зависело от принятия решения от Заказчика, последнего документа переданного нами на согласование . Мы остановили работы оправив Заказчику письмо.
Если кто сталкивался с такой проблемой напишите пожалуйста с чего начинать? И как надо поступать?

Так это была оплата по договору или всё-таки аванс?

аванс, мы это прописываем в договоре т.е. оплата по договору производится в два этапа 1-й предопла и окончательный расчет.

аванс, мы это прописываем в договоре т.е. оплата по договору производится в два этапа 1-й предопла и окончательный расчет.

Какие у вас документы на руках.
Если только выставленный вами счет и выписка из банка, то вероятно надо деньги вернуть и выписать выговор сотрудникам начавшим работать без договора т.к. вы в суде не докажите, что заказ, объем и условия работ определены, тем более в области проектирования.