Суточные и дополнительные расходы.

Здравствуйте,
Вопрос по суточным. Фин.дир. уехал в загран.командировку на 4 дня. Я ему выплачиваю суточные, билеты и гостиницу, но он требует возместить ему еще и питание. А ест он много и часто. Даже из аэропорта приволок чеки на кофе. Есть также и не питание даже, а совместные обеды с партнерами, оплаченные за его счет. Сумма выходит более чем. Можно ли принять их как представительские расходы? Если просто возместить и к учету не принимать, надо ли платить НДФЛ?
Спасибо всем, кто поделится опытом!

оформляйте представительские на обеды с партнерами (приказ, отчет, программа переговоров)
либо за счет суточных - но они больше 2500 облагаются взносами и НДФЛ,
если дир против за счет суточных - то взносами и НДФЛ

Конкретного перечня документов, которыми организации могут подтвердить представительские расходы, Налоговым кодексом РФ не установлено. Однако очевидно, что эти документы должны не только содержать информацию о фактах несения расходов, но и подтверждать их непосредственную связь с представительским мероприятием.
Рассмотрим, какие это могут быть документы. Условно разделим их на две группы:
- предварительные документы;
- итоговые документы.
Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. К таким документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказов руководителя.
Целесообразно, чтобы такими приказами были урегулированы, в частности, следующие вопросы:
- план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;
- смета представительских расходов;
- список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;
- порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.
Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).

древнее письмо, но возможно вам поможет ( по моему ( возможно я ошибаюсь) список документов, подтверждающих представительские, не менялся)

Вопрос: Учитываются ли при определении налоговой базы по налогу на прибыль представительские расходы, подтверждаемые только протоколами официальных приемов (без указания в них данных о клиентах)?

Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО
от 22 декабря 2006 г. N 21-11/113019@

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, уменьшающими сумму доходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.
Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, которые включают официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном в п. 2 этой статьи.
В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.
К представительским расходам относятся затраты на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных выше лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.
Например, при заключении договора с предприятием общественного питания документальным подтверждением осуществления представительских расходов служат договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура.
Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами;
- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.
В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, отражаются:
1) цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
2) дата и место проведения;
3) программа мероприятий;
4) состав приглашенной делегации;
5) участники принимающей стороны;
6) величина расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
В случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм).
Таким образом, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Заместитель
руководителя Управления
действительный государственный советник РФ
2 класса
С.Х.АМИНЕВ
22.12.2006

еще нашла

Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.
Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).
При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности, следующими документами:
- счетами организаций общественного питания;
- чеками ККМ;
- договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и (или) оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;
- товарными чеками, накладными и т.д.
Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

Цитата:

---

Сообщение от tv06

оформляйте представительские на обеды с партнерами (приказ, отчет, программа переговоров)
либо за счет суточных - но они больше 2500 облагаются взносами и НДФЛ,
если дир против за счет суточных - то взносами и НДФЛ

---

Благодарю за ответ!
Там больше 600 евро наедено за 4 дня. Конечно, будет против.
Склоняюсь не возмещать кофе из аэропорта, но те обеды все-таки придется...

Спасибо за информацию, конспектирую. Хоть немного понятно в каком направлении двигаться.
Я правильно понимаю, что при наличии отчетов и актов о представительских расходах, НДФЛ и взносы дополнительно оплачивать не нужно?

нет

Цитата:

---

Сообщение от tv06

нет

---

Еще раз благодарю!

Цитата:

---

Сообщение от tv06

...Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме...
Таким образом, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены в том числе протоколом мероприятия с указанием лиц, участвующих в мероприятии. При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, так как не соответствуют принципам признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ.

---

н-да...а вилочки по 11 тысяч за штуку, "разнос" за 80 икорница за 40...и т.д. и т.п., закупленные "Роснефтью" ( государственной, на минуточку компанией) для собственного воздушного парка "принципам признания расходов " видимо соответствуют на 100% ?

Вот чтоб такой финдиректор лопнул!

Цитата:

---

Сообщение от YUM

н-да...а вилочки по 11 тысяч за штуку, "разнос" за 80 икорница за 40...и т.д. и т.п., закупленные "Роснефтью" ( государственной, на минуточку компанией) для собственного воздушного парка "принципам признания расходов " видимо соответствуют на 100% ?

---

))) не я придумала))), но думаю именно так и оформляют "разнос"в Роснефти
работала в телефонной компании, там каждую неделю были обеды в ресторане с клиентами)))) сочинения на тему придумай "повод"

Цитата:

---

Сообщение от tv06

каждую неделю были обеды в ресторане с клиентами)))) сочинения на тему придумай "повод"

---

А переговоры как повод не прокатывали?