Документы по проведению мероприятий

Всем здравствуйте! Пожалуйста, подскажите, какие документы должны предоставлять в бухгалтерию подведомственные учреждения для перечисления денежных средств на проведения мероприятия (например, праздник Масленица"). Наши работники приносят приказ, смету. После перечисления, сто раз умудряются смету поменять, т.е. бухгалтер остается крайним. Должны дополнительную смету составлять? И да, стала заставлять их составлять авансовый отчёт вручную с подшитыми к нему первичными документами или всё таки распечатывать его самой после разноски всех проводок? (просто надоело за подписями подотчётников бегать, то самой некогда, то их не догонишь, так и копится всё). И подскажите про поощрения своих работников или приглашённых со стороны(должны ли мы их вообще поощрять)? Это поощрение тоже отражают в смете, как денежное поощрение.
Заранее спасибо!