Как вы храните ЭДО ДОКУМЕНТЫ?

Вид для печати

07.08.2019, 10:30
ananasik-s

Как вы храните ЭДО ДОКУМЕНТЫ?

Добрый день.
Не хотели переходить на ЭДО с контрагентами без крайней необходимости, но такого документооборота у нас все больше. Поэтому возник вопрос: как их правильно хранить?

Есть Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526, но отвечает он не на все вопросы. А главное: что именно считать электронным документом?

Мы используем Сбис, и понятно, что наши документы хранятся на серверах Тензора - но, случись что там с ними, виноваты будем мы.
Я из Сбис эл.документы я сохраняю к себе на диск - там xml-документы и всякие служебные файлы (и, заодно, визуализацию) - этого достаточно?
(Визуализированную печатную форму документов мы подшиваем к обычным документам - но это ведь только копия, без оригинала она юридической силы не имеет.)

Еще вычитала в статье о сроках хранения, что также нужно хранить сертификаты эл.подписи, которой документы были подписаны. Это что нужно хранить - какую-то распечатку? Или флешку, которую используем для подписания?
07.08.2019, 12:36
Старый ворчун

Цитата:

Сообщение от ananasik-s

Добрый день.
Не хотели переходить на ЭДО с контрагентами без крайней необходимости, но такого документооборота у нас все больше. Поэтому возник вопрос: как их правильно хранить?

Есть Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526, но отвечает он не на все вопросы. А главное: что именно считать электронным документом?

Мы используем Сбис, и понятно, что наши документы хранятся на серверах Тензора - но, случись что там с ними, виноваты будем мы.
Я из Сбис эл.документы я сохраняю к себе на диск - там xml-документы и всякие служебные файлы (и, заодно, визуализацию) - этого достаточно?
(Визуализированную печатную форму документов мы подшиваем к обычным документам - но это ведь только копия, без оригинала она юридической силы не имеет.)

Еще вычитала в статье о сроках хранения, что также нужно хранить сертификаты эл.подписи, которой документы были подписаны. Это что нужно хранить - какую-то распечатку? Или флешку, которую используем для подписания?

ИМХО, усложняешь.
После утверждения скачиваю в pdf и далее не забиваю себе голову.
07.08.2019, 13:04
dojidik

После подписания, скачиваю архив (всё: xml-документы и всякие служебные файлы, pdf) храню у себя на диске, для того что бы можно было обращаться к ним оффлайн, не переживайте за данные на сервере которые хранит тензор, компания не маленькая "могут позволить себе ещё один сервер ;) " .
07.08.2019, 15:39
ananasik-s

Цитата:

Сообщение от Старый ворчун

ИМХО, усложняешь.

Потому что не понимаю в этом ничего: бумажный документ можно пощупать, а электронный - это какая-то "виртуальная реальность".
Я периодически "забиваю" - но потом, когда добавляется какое-то новенькое ЭДО, опять задумываюсь.

А вы у своих юристов спрашивали, устроят ли их, если понадобится, в качестве первички pdf-распечатки?
07.08.2019, 15:47
ananasik-s

Цитата:

Сообщение от dojidik

не переживайте за данные на сервере которые хранит тензор

Ну, и на старуху бывает проруха - мало ли, хакеры червя к ним какого зашлют (тьфу-тьфу), или закроются они (тьфу-тьфу-тьфу).

P.S. Недавно заполняла справку по запросу ПФР на работника 1996 года - и задумалась о преходящих ценностях: одной базы уже нет (не сохранилась), из пары других, более поздних, (1с 7.7) информацию выцепить сложно - кто знает, как все будет еще лет через 20...
07.08.2019, 17:20
Старый ворчун

Цитата:

Сообщение от ananasik-s

Потому что не понимаю в этом ничего: бумажный документ можно пощупать, а электронный - это какая-то "виртуальная реальность".

из pdf бумажный документ недолго сделать. Печатай и щупай.

Цитата:

Я периодически "забиваю" - но потом, когда добавляется какое-то новенькое ЭДО, опять задумываюсь.

А вы у своих юристов спрашивали, устроят ли их, если понадобится, в качестве первички pdf-распечатки?

дык другого-то нет.
07.08.2019, 18:03
ananasik-s

Вложений: 1

Цитата:

Сообщение от Старый ворчун

дык другого-то нет.

Ну как же нет - вон, кроме pdf файлов полно всего (это все по одной реализации - отправленные Торг12 и с/фактура):
Вложение 62490

Как я понимаю, наших электронные документов тут два - в формате xml. Формат SGN - это что-то про подпись. А в "Дополнительно" - всякие там квитанции о получении/утверждении покупателем Торг12, тоже электронные и тоже с приложением подписи.
...Только вот что мне скажут юристы, если я им эту кучу файлов для суда выдам ;))).

А pdf файл это не электронный документ (в смысле, не объект ЭДО) - это бонус, который тоже можно (наверняка не у всех операторов, как нет такого на nalog.ru) скачать, для вашего удобства: его можно и почитать, и, распечатав, пощупать. Но юристам, пожалуй, лучше давать эту распечатку, в качестве копии эл.документа (оригинал которого в виде вышеупомянутой кучи хранится у Вас на компьютере).
07.08.2019, 21:37
Старый ворчун

Цитата:

Сообщение от ananasik-s

Ну как же нет - вон, кроме pdf файлов полно всего (это все по одной реализации - отправленные Торг12 и с/фактура):
Вложение 62490

Как я понимаю, наших электронные документов тут два - в формате xml. Формат SGN - это что-то про подпись.

это как раз и есть электронный документ, подписанный электронной же подписью.

Цитата:

А в "Дополнительно" - всякие там квитанции о получении/утверждении покупателем Торг12, тоже электронные и тоже с приложением подписи.
...Только вот что мне скажут юристы, если я им эту кучу файлов для суда выдам ;))).

а ты сейчас их запроси, причем письменно, служебкой - "ты скажи, чё те надо". пусть на бумаге сформулируют, а ты её храни.

Цитата:

А pdf файл это не электронный документ (в смысле, не объект ЭДО)

Ничуть не менее электронный, чем txt или xml.

Цитата:

Но юристам, пожалуй, лучше давать эту распечатку, в качестве копии эл.документа (оригинал которого в виде вышеупомянутой кучи хранится у Вас на компьютере).

да всю пачку им скопировать. жалко те, что ли?