Обязтельно ли хранение документов согласно Положению о книгах продаж и покупок
Мы оптовая компания и у нас довольно большой документооборот.Всегда первичка хранилась в архиве следующим образом:
1. Реализация товара покупателям - УПД с прикрепленными транспортными накладными. Каждый день отгрузки в отдельной бумажной папке с завязками. Если приходит наш экземпляр УПД от дальнего покупателя, просто подкладывается в соответствующий день. В папке документы не сшиты, просто лежит стопка. Есть отдельные клиенты которые хотят счет-фактуру и товарную накладную. То тогда счет-фактура и товарная накладная лежат вместе в папке по дате отгрузке,плюс к ним транспортная накладная.
2. Возвраты товара от покупателей. Раньше делили возврат на хороший товар и брак. В регистратор на кольцах складывали по хронологии - один месяц, одна папка. Складывали все вместе, товарная накладная и счет фактура за одно поступление.В прошлом году завели папки счет-фактуры входящие и товарные накладные входящие. А также отдельные папки для наших корректировочных УПД. Все - один месяц, одна папка.
3. Услуги от поставщиков (интернет, перевозки, аренда и т.д.) - отдельно акты на работы и услуги, отдельно счет-фактуры.
4. Поступления товара от поставщиков. Отдельно в регистраторах товарные накладные, отдельно счет-фактуры. Отдельные папки для документов по возврату поставщику.
Все документы удобно структурированы. Легко было доложить пришедший документ или подобрать документы по требованию руководства или налоговой.
Теперь пришла новый главбух, начала делить сферу влияния с финдиром и доказывать руководству свою крутость и полезность.
Честно сказать, раньше книги продаж и покупок никогда не распечатывали, так как они ведутся в электронном виде. Но ладно, теперь будем распечатывать и прошивать. Но она требует перебрать весь 2019 год и сложить документы в том порядке как они идут в книгах. То есть в стопке документов для книги покупок теперь будут лежать УПД или счет-фактуры по хронологии поступления от поставщика, и возвраты от покупателя, и документы по перевозкам, интернету и т.д. Такая же фигня по книге продаж. А если эту радость еще и прошить как положено, то работать с документами вообще будет невозможно. У нас покупатели и поставщики по всей стране. Бывает документы подписанные возвращаются только через несколько месяцев после отгрузки.
Правильно ли я понимаю, что нет никаких штрафов и наказаний за то, что у нас первичка храниться не в том порядке как записана в книгах покупок и продаж, и не прошивается, а просто лежит в папках. Главное что она в наличии и правильно оформлена. Очень хочется в этом вопросе главбуха обломать. Во первых жалко свой труд по формированию и сбору папок за весь этот год, а во вторых мне же потом заниматься подбором первички при случаи нужды.
Хочу составить отдельное положение о структуре папок для хранения документов в архиве и проект приказа о введении положения в действие.
Интересует, можем ли мы хранить первичку как нам удобно, и подскажите доводы для руководства чтобы систему хранения сложившуюся не рушить.
