Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем

Только второй раз за всю долгую работу сталкиваюсь с принятием на работу иностранца.
Лет 5 назад отправляла уведомление по почте. И сейчас о принятии
гражданки Киргизии отправила по почте на адрес указанный на сайте
ГУ МВД России по г. Москве. Но иностранца на учет не поставили, пошла выяснять
(а это теперь в МФЦ отдел миграции) у них этого уведомления нет, куда делось никому не интересно,
на сайте почты указано что получатель
письмо получил. Даже не знаю что делать теперь , сотрудница наша меня теребит, да и штраф большой.
Подавать теперь заново, исправляя трудовой договор? Или считать что я уведомила?
Как это может всплыть учитывая что сотрудница хочет подавать на гражданство , но у нее есть постановка на учет
от другой еще организации (совместитель)