Безвозмездный договор поручения

Добрый день! Прошу помочь разобраться. Мы (ООО) попросили получить по доверенности оборудование в другом городе физическое лицо, которое не является нашим сотрудником. За доставку человек рассчитался своими деньгами, теперь необходимо возместить ему расходы. Я думаю, что надо оформить договор поручения, может ли он быть безвозмездным между юр. лицом и физ.лицом? Если нет, то с суммы вознаграждения мы обязаны заплатить НДФЛ и взносы, сдать отчеты (ЕФС, перс.свед) верно? Или, возможно, есть какой-то проще вариант - возместить через авансовый отчет? (но тогда тоже должен быть договор?). Благодарю!

Soho80la, доброе утро, давайте разбираться, принимайте решение в зависимости от критичности ситуации и суммы:
1 в. оформляете ГПД (с разовым поручением), соответственно все начисления,отчетность и выплаты в рамках ТК
2 в. оформляете договор поручения, из СПС: В общем случае при выплате вознаграждения физлицу по договору поручения вы должны исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ как налоговый агент. Соответственно, это наиболее приемлимый вариант.

Договор ГПХ (на оказание услуг, поручения, агентский... любой на выбор), где прописываете вознаграждение физику минимальную сумму, хоть 500 рублей. Она будет объектом налогообложения НДФЛ и взносами. Этим же договором предусматриваете возмещение физику затрат, совершённых им в интересах компании во исполнение договора. НО обязательно должно быть документальное подтверждение этих затрат (договор (счёт), акт, чек....). Какая именно доставка была, как оформлена и какие документы есть у этого физика на руках. Так что начинайте именно с проверки наличия документов, обосновывающих возмещение. Если документов нет или их недостаточно, то либо договор ГПХ (на оказание услуг, поручения, агентский... опять же любой на выбор, без разницы). Либо пусть директор лично из своего кармана "возмещает". Минуя фирму.

Доброе утро! Благодарю за помощь!