План закупок ???? что это

Уважаемые клерки! Помогите, кто сталкивался:
НКО ( безвозм.техн. помощь), скоро проверка грантодателей, в перечне необходимых для проверки документов- принципы (процедуры, план) закупок.
Раньше такого ( в предыдущей организации НКО, те же грантодатели) не было. Как это должно выглядеть?
1. Часть бюджета, где прописано что должны купить и когда ?
2. Кто ответственный?
3. Неоходимая документация?
Пл., помогите. Если есть шаблон какой-нибудь, может вышлите, замучились уже все доделывать..... Заранее спасибо за любую информацию