Статья: Поставщики упростят управленческий учет заказчика

<p>Юлия Коваль , финансовый аналитик </p>
<p><strong>Сегодня при выборе поставщиков руководство крупной компании обращает внимание не только на качество предлагаемой продукции или уровень сервиса. Дополнительные преимущества приобретает тот поставщик, который может детализировать затраты компании-заказчика по центрам ответственности. </strong></p>
<p>Сейчас весьма распространена практика, когда для целей управленческого учета в компании выделяют центры ответственности, каждому из которых присваивается уникальный код. Каждый сотрудник также имеет свой табельный номер. Таким образом, все затраты, которые осуществляет конкретный работник, легко отнести на тот центр финансовой ответственности (ЦФО), в котором он работает. </p>
<p>Когда компания приобретает что-либо для определенного ЦФО, например для администрации, трудностей с распределением затрат не возникает. Но как быть, если организация расходует средства на конкретных сотрудников? </p>
<p>Возьмем мобильную связь. Допустим, на переговоры в месяц сотрудники потратили 10000 долларов США, на эту же сумму поставщик услуг выставил счет. Конечно, бухгалтерия может распределить затраты пропорционально, например, количеству сотрудников отдела. Однако это будет лишь приблизительный расчет. На практике крупные предприятия решают данную проблему следующим образом: они договариваются с поставщиками, чтобы те в приложении к счету указывали дополнительную информацию. Так, помимо наименования услуги и ее стоимости могут быть указаны фамилия и имя сотрудника, потребившего данную услугу, а также код центра затрат, к которому этот работник относится. </p>
<p><strong>Сбор информации без потерь </strong></p>
<p>Поставщик и заказчик должны согласовать формы счетов и перечислить обязательные для заполнения поля. Образцы этих документов можно приложить к договору. </p>
<p>Затем партнеры должны разработать документ, который регламентирует процедуру выставления и оплаты счетов. Его составляют в произвольной форме, но обязательно прописывают и согласуют следующие моменты: </p>
<p>– сроки и этапы выставления счетов. Количество этапов зависит от сложности биллингового процесса и количества вовлеченных в него лиц, как правило, в процедуре достаточно 4-5 пунктов. </p>
<p>– ФИО и должности ответственных лиц. Со стороны заказчика, это могут быть сотрудники, которые отвечают за проверку счетов. Например, специалист службы снабжения, офис-менеджер, сотрудник бухгалтерии и т. п. То есть лица, отвечающие за содержание счета, а не за его форму или правильность оформления. </p>
<p>Следует обратить особое внимание, что в процедуру выставления и оплаты счетов нужно обязательно включить пункт, предусматривающий обновление данных о сотрудниках компании. Их переход из одного подразделения в другое, появление новых кадров приводят к необходимости периодического обновления.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/boss?35946