Путевой лист авто- Компенсация авто.

На предприятии существует компенсация за использование личного авто в служебных целях.прочитала письмо МНС России от 02.06.2004 г. № 04-2-06/419 , там сказано , что нужно выписывать путевые листы , как это можно сделать ?
как правильно расчитать путевой лист?
и что писать в нём ? Мы оплачиваем по счф. Лукойлу 1 р. в месяц сумму , которая распределяется по карточкам, затем я из суммы компенсации вычитаю эту сумму , что осталось на руки через сч.50 и соответственно я незнаю куда ездил человек и зачем могу отследить только дату и время .
Мне нужно расчитать его "задним" числом с 01.01.2006 г. ???:(

Путевыми Вы просто должны подтвердить, что сотрудник использовал свой личный автомобиль в производственных целях. Так что, на дни, когда он запрявлялся, сделайте путевые с примерными поездками, например, в банк, в суд, куда он еще у Вас ездит? Так как авто личное, показание спидометра на конец и начало следующего путевого могут не идти. Километраж все равно какой. Форма путевых в Excel возьмите из Консультант+, либо с данной ссылки программка: http://www.put-list.narod.ru/main.htm

Налоговики действительно любят ссылаться на это письмо, но Минфин по этому вопросу придерживается несколько иной точки зрения (письмо от 16 мая 2005 г. N 03-03-01-02/140) и требует только :
" ...- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;..."
На основании этого письма мы путевые не заполняем, но в должностных инструкциях предусматриваем, что работа связана с разъездами.