Статья: Как правильно оформить отчет по командировкам

Задорожных Яна Борисовна,

эксперт Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
<blockquote>
При проведении проверок налоговые органы обычно уделяют повышенное внимание расходованию наличных денежных сумм. В данной статье речь пойдет о том, как не допустить ошибок при оформлении документов, касающихся расчетов с подотчетными лицами (авансовых отчетов, командировочных удостоверений и т. д.), и избежать возможных споров с налоговиками.
</blockquote>
Предприятия выдают наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности предприятий<A name="top1"></A><A href="#1">1</A>. Для этого заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2 «Расходный кассовый ордер»)<A name="top2"></A><A href="#2">2</A> или другой документ (например, заявление на выдачу денег). После проставления на нем штампа с реквизитами документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается. 
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется авансовый отчет (форма N АО-1 «Авансовый отчет»)<A name="top3"></A><A href="#3">3</A>, который заполняется в одном экземпляре и может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе. 

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону, где необходимо перечислить документы, подтверждающие произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и другие оправдательные документы), а также суммы затрат по ним (графы 1–6). Сами документы пронумеровываются в порядке их записи и сдаются в бухгалтерию вместе с отчетом. 
Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, присваивает авансовому отчету номер, а затем на лицевой и оборотной сторонах формы указывает принятые к учету суммы расходов (графы 7–8) и корреспондирующие счета (субсчета). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным лицом и принимается к учету. Неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации.

Читать всю статью: http://www.klerk.ru/articles?54912