Как правильно оформить проведение рекламной акции?

Много прочла материалов по этой теме на клерке, но кое-какие вопросы всё же остались неясны. Помогите советом, пожалуйста.

Ситуация такая: организация заказала ручки с логотипом фирмы (1 шт. - не дороже 100 руб.). По идее раздаваться они будут неизвестно кому, и неизвестно когда. Пробная такая партия, чтобы посмотреть, как оно будет. Разумеется, хочется списать эти расходы сразу, т.е. сумма не такая большая и тащить её на протяжении многих месяцев не хочется. Прочла про очень удобный способ оформить рекламную акцию, которая предполагает бесплатную раздачу ручек на улицах прохожим . Прочла новый закон о рекламе, в соответствии с которым это относится к рекламе.
Вопрос, в общем-то, такой: какие документы должны быть оформлены?
Первое, как я понимаю, это - Приказ руководителя о проведении рекламной акции. Что в нём должно быть отражено? Про ожидаемую эффективность акции писать в нём же? Или просто - приказываю то-то, ответственный тот-то?
Какие-нибудь нужны документы по окончании проведения рекламной акции?
Может быть отчет ответственного лица? Если да, то в какой форме, и что в нём должно быть?
Какие ещё документы или те или иные моменты должны найти отражение в учёте?

Очень нужна ваша помощь, спасибо заранее.

Ну не бросайте же меня наедине с этим вопросом :(

Оформляете приказ о проведении рекламной акци, где отражаете цель акции, рекламные материалы используемые в акции, ответственного за раздачу рекламных акций, время прохождения акции и в последнем пункте пишете, что ответственное лицо обязанно по окончании акции или еженедельно сдавать отчет о количестве розданного рекламационного материала в бухгалтерию.
Потом на основании отчетов от ответственного лица производите списание рекламационных материалов. :)

Спасибо!
А отчеты в произвольной форме?

Да