Вид для печати
и еще, если в организации соблюдается порядок работы с подотчетными( отчитаться в 3 дня, или вернуть в 3 дня неиспользованные ден. ср-ва, то думаю приказ не нужен), но как правило, деньги возвращаются не в 3 дня, и вот чтобы не болела голова у гл. буха лучше иметь приказик по подотчетникам с указанием предельного срока возврата неиспользованных сумм, у меня ,например, это 29.12.08).
Про срок выдачи никто из нас тут не говорил, заметьте ;) Мы про перечисление лиц в приказе.
При наличии всего 4-х человек, берущих деньги п/отчет, это перечисление становится тем более не понятным и не нужным. Я понимаю, когда их человек 100. Тогда еще как-то понятно, но при 4-х???
так вопрос был в том: нужен приказ или нет, и для чего.
Угу, при этом Вы нам так и не указали ни одного нормативного документа, обязывающего организацию иметь такой документ ;)
Подотчетные лица-это работники предприятия, которые согласно приказу его руководителя получили денежные суммы "под отчет" для предстоящих расходов.
(Словарь аудитора и бухгалтера / Л.Ш. Лозовский и др.-М., 2003)
Нормативки может быть и нет , но я порой следую советам, например такому, т.к. еще раз напоминаю, бегать по судам, писать объяснения налоговикам у меня нет времени:
Подотчетные проблемы
Получив деньги под отчет, сотрудники фирм частенько забывают вовремя за них отчитаться. Из-за этого и у бухгалтера, и у самого работника могут возникнуть проблемы. Как же с ними справиться?
Вообще-то срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательством не установлен. Его может (но вовсе не обязан) установить руководитель фирмы. И если такое положение в организации есть, то сотрудник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее, чем через три рабочих дня после установленной даты. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее – Порядок).
На первый взгляд кажется, что, издавая подобный приказ, руководитель собственноручно создает лишние проблемы своему бухгалтеру. Но на самом деле этот внутренний документ все же помогает организовать работу с наличными и как-то приструнить людей.
В наших рассуждениях будем исходить из того, что такой приказ на фирме существует и работник нарушил установленный в нем срок. А тут и налоговики пожаловали.
Был бы повод
Отметим, что проверка авансовых отчетов на фирме – одна из любимейших частей ревизии у чиновников. Как показывает практика, бухгалтеры частенько смотрят на этот участок работы сквозь пальцы. А зря.
Как считают налоговики, раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими налогами – НДФЛ, ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование. В своих рассуждениях чиновники ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной, натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Таким образом, получается, что если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным деньгам, то выданные суммы или купленный на них товар становятся его собственностью. Подотчетная сумма превращается в доход, с которой нужно заплатить налог на доходы физлиц.
Иногда налоговиков поддерживают и суды (например, постановление ФАС Уральского округа от 6 октября 2003 г. № Ф09-3253/03-АК). Арбитры решили, что «денежные средства, выданные под отчет и не возвращенные в срок, признаются выплатами в пользу работников».
Но поспорить с чиновниками можно. Свою позицию следует обосновать так. Статья 208 Налогового кодекса поясняет, какие выплаты являются доходом для расчета НДФЛ. Не возвращенной в срок подотчетной суммы в представленном перечне просто нет. Правда, список доходов открытый. Формулировка подпункта 10 пункта 1 этой статьи звучит так: «иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации». Однако в данном случае работник получил деньги не за какую-то свою деятельность и не в собственность. Деньги были или будут потрачены на нужды организации. Распоряжаться этой суммой сотрудник не имеет права. Значит, признать ее доходом нельзя.
Эти же аргументы можно привести и в вопросе по ЕСН. В налоговую базу по этому налогу попадают выплаты и иные вознаграждения, начисленные работнику за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК). Согласитесь, под определение «вознаграждения» подотчетная сумма никак не подпадает. Следовательно, она не облагается и этим налогом, а также пенсионными взносами (ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Сотрудник-кредитор
Другая ситуация – сотрудник сначала тратит свои деньги, а потом фирма компенсирует его расходы. Вроде бы это удобно. Но и у данной схемы есть свои недостатки.
В подобной ситуации налоговики считают, что, во-первых, сотрудник продал свой товар фирме. А значит он «попал» на НДФЛ. Во-вторых – организация получила материальную выгоду (при условии, что работник совершает покупку по доверенности от имени фирмы).
Конечно, восстановить справедливость можно через суд. Пример тому – постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 9 октября 2003 г. № А56-11085/03. Но подобных неприятностей можно легко избежать, если заранее позаботиться о некоторых формальностях.
В приказе, где руководитель утверждает круг подотчетных лиц, можно прописать, что в исключительных случаях работники могут использовать личные деньги для покупки необходимых товаров. И далее указать, что потраченные деньги будут компенсированы после представления сотрудником авансового отчета.
Еще один совет. Для того чтобы работник мог расходовать собственные большие суммы, желательно наличие хотя бы маленькой «заначки» от фирмы. Тогда истраченные деньги можно оформить как перерасход.
Раз бумажка, два бумажка…
Для правильного оформления операций с подотчетными лицами следует руководствоваться следующими нормативными актами:
Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
второй части НК РФ
Положением о составе затрат
Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР"
постановлением Правительства РФ от 26 февраля 1992 г. N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов"
приказом Минфина России от 13 августа 1999 г. N 57н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ"
приказом Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н "О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения"
Из названных нормативных актов следует, что сроки, порядок выдачи, а также размер подотчетных сумм устанавливаются руководителем предприятий. Отчет по подотчетным суммам представляется не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Ограничений в размере подотчетной суммы не установлено. Обязательным условием для получения подотчетных сумм является полный отчет по ранее выданным под отчет суммам. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.
Исходя из требований Федерального закона "О бухгалтерском учете", а также руководствуясь Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/98, в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию информация о порядке, сроках, нормах выдачи подотчетных сумм, а также об отчетности использования подотчетных сумм. Необходимость отражения такой информации в учетной политике вытекает прежде всего из того, что общие принципы выдачи денег под отчет определены в Порядке ведения кассовых операций в РФ, в то время как их детальная конкретизация осуществляется организацией самостоятельно.
Ну, мы нормативку вообще-то просили, а не цитаты из журналов с мнением журналистов.
И, например, листок бумажки с заявлением сотрудника с просьбой выдать денег п/отчет, с распоряжением директора выдать п/отчет на срок ХХХ дней, будет точно таким же приказом. Если Вам так приказ нужен
Отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и списания подотчетных сумм
Первое, что сделает налоговый инспектор при проверке счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", - попросит бухгалтера представить приказ, где определены:
- круг лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
- срок, на который выдаются подотчетные суммы;
- порядок представления и утверждения авансовых отчетов.
Отсутствие такого приказа зачастую квалифицируется налоговым органом как нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации <1> (далее - Порядок ведения кассовых операций) со всеми вытекающими отсюда последствиями. Напомним, что соблюдение субъектами хозяйственной деятельности условий работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации контролируют должностные лица банка, который обслуживает организацию. Налоговые органы, в свою очередь, по сведениям, предоставляемым банками, рассматривают дела об административных правонарушениях и наложении штрафов, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ (ст. 23.5 КоАП РФ, Письмо ФНС России от 26 января 2005 г. N 22-3-11/073@). Суммы штрафных санкций за такие правонарушения весьма значительны: от 4000 до 5000 руб. на должностных лиц и от 40 000 до 50 000 руб. на организацию.
--------------------------------------------------------------------------------
<1> Утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.
По мнению автора, требование об обязательном наличии такого приказа неправомерно. Объясним почему. Действительно, в упомянутом пункте Порядка ведения кассовых операций указано, что организации выдают наличные денежные средства под отчет в размерах и на сроки, которые определяет руководитель. Заметим, Порядком не определено, в какой форме руководитель организации должен закрепить правила выдачи подотчетных сумм - приказом по организации в целом или отдельными распоряжениями на их выдачу конкретным сотрудникам на определенные цели. Раз уж средства под отчет выдаются на основании распоряжения руководителя, то кассир вправе выдать деньги под отчет, если руководитель поставил свою подпись на расходном кассовом ордере либо резолюцию на заявлении, приложенном к нему.
Поэтому требование о наличии общего приказа, определяющего размеры выдаваемых подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы, не совсем обоснованно. Правда, все это справедливо, только если в организации расчеты с подотчетными лицами строятся как положено - начиная с выдачи аванса на определенные цели. Тем же, кто использует обратную схему, т.е. пользуется денежными средствами своих работников, лучше оформить общий приказ по организации, в котором самым подробным образом следует определить порядок расчета с сотрудниками по подотчетным суммам.
Согласитесь, что сплошь и рядом встречаются случаи, когда работник приобретает за свой счет для нужд работодателя какие-либо материальные ценности, не только не получив под отчет денег, но даже не имея разрешения действовать в интересах организации (например, доверенности). Затем все необходимые документы сдаются в бухгалтерию, заполняется авансовый отчет, в котором, соответственно, выходит перерасход на всю сумму затрат. Бухгалтер же возмещает работнику потраченные деньги, совершенно не подозревая, что для этого нет оснований.
Если распоряжение руководителя на выдачу аванса отсутствует, получается, что работник организации купил какое-либо имущество, а затем продал его родной конторе. Следовательно, при погашении предприятием задолженности работнику имеет место не выдача перерасхода, а оплата имущества по договору купли-продажи.
В этой ситуации организация обязана представить в налоговые органы информацию о размере полученного данным физическим лицом дохода по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год" <1>. Доход от продажи имущества, принадлежащего работнику на праве собственности, включается в его совокупный доход. Кроме того, приобретать имущество у работника организации невыгодно, ведь физические лица не являются плательщиками НДС, поэтому получить вычет по такому товару нельзя.
--------------------------------------------------------------------------------
<1> Утверждена Приказом ФНС России от 13 октября 2006 г. N САЭ-3-04/706@.
Короче говоря, при такой организации расчетов с подотчетными лицами без общего приказа о порядке представления и утверждения авансовых отчетов не обойтись. Именно в этом документе следует указать, что в исключительных случаях перечисленные в нем лица вправе использовать собственные денежные средства на приобретение для организации какого-либо имущества, действуя при этом от имени фирмы. Особо в приказе следует отметить, что после представления работником авансового отчета организация обязана возместить ему понесенные расходы. Следует позаботиться о том, чтобы все сотрудники, имеющие право получать средства под отчет, были ознакомлены с этим приказом "под роспись".
И все же наименее рискованно предварительно выдавать работнику денежные средства. Даже если сумма будет намного меньше той, которую он потратит на приобретение того или иного имущества или услуг, организация на законных основаниях отразит эти операции по счету 71 и выдаст подотчетному лицу сумму перерасхода.
Ну вообщем понятно, ничего кроме выписок из статей нам не дадут ;)
Над.К, невозможно убедить человека, если он этого не хочет. ИМХО, возможно, в дальнейшем, в процессе работы поймет бессмысленность некоторых действий, но не сейчас. Так что пусть делает. ps:Было время, и я такие приказы шлепала :o
Делечка, я, конечно, понимаю, что цитирование текста дело нехитрое.Цитата:
Сообщение от Делечка
Но ответьте на простой вопрос:
Сколько из документов, на которые Вы ссылаетесь в приведенной цитате, уже не действуют?
Форум ведь читают и совсем неподготовленные луди. Могут и вправду поверить, что все так и есть на самом деле. ;)
закон о бух учете действует, Правила ведения кассовых операций действуют, стандарты аудиторские действуют, НК действует (о первичных доках, которыми следует подтвердить расходы), не понимаю, что еще надо. Меня мой документооборот удовлетворяет и мне не приходится " с взъерошенной головой" искать тот или иной документ: как заложено с самого начала моей деятельности, так и будет и переубедить меня, что раз этот док не нашел место в установленных формах Госкомстата или в иных НПА, значит он не нужен; я считаю, что нужен, у меня наличие этого документа прописано и в учетной и в документообороте организации.
Трудоемкость наших рассуждений превысила все нормы: сколько приказов по подотчетникам можно было за это времы создать.
Ыыыыы,как люди любят себе работу искать...Цитата:
сколько приказов по подотчетникам можно было за это времы создать
прально - пофигу нам нпа, нам надписи на заборах воруг родной ифнс милее.Цитата:
раз этот док не нашел место в установленных формах Госкомстата или в иных НПА, значит он не нужен; я считаю, что нужен,
ну зачем же так грубо относится к фискальным органам: каждый выполняет свою функцию( они кстати : пополнение бюджета), а мы, гл. бухгалтера:чтобы не допускать ухудшения фин. положения фирмы. Я обожаю свою работу и может быть где-то буквоед, но мне , к тому же платят "нехилые деньги" за мою работу, чтобы я вот так спустя рукава могла относится к своим обязанностямТак, что кесарю кесарево.
Ты понял, Циник? Мы с тобой оказывается халявщики и работаем спустя рукава :) Потому что лишних бумажек не печатаем :D
А нехилые расходы на печатание немеряного количества приказов на финансовом положении фирмы не сказываются?
А если учесть, что ваяние приказа не совсем бухгалтерская работа, то не ищете ли Вы работу другим, основываясь на фантастических страшилках?
Над.К, дада, у меня уже уши красные от стыда.
Кстати, в слове "воруг" ошибка - следует читать "вокруг" :)
:wow:Цитата:
Сообщение от Циник
Не, ты не понял. Другим - это еще полбеды.
Для нее даже распоряжение, подписанное директором не указ. Приказ он еще должен написать. :mad: :razz:
ps: Я даже не представляю ситуации, если бы мой бух могла такое утворить. ;)
Юморные вы однако??? неужели составление один раз Приказа у вас вызывает столько затрат, что они сказываются на фин. положении фирмы? Или вы пользуетесь до сих пор печатными машинками? или ваши сотрудники не владеют компом??
по-моему мы с вами имеем на предмет этого разговора разные мнения, хотя для этого форум и существует-хотя все мы живые, имеем субъективное мнение обо всем, что нас окружает, а если бы не было мнений, было бы очень скучно жить в однообразии, а так, хоть поговорить с умными людьми. ведь истина рождается в споре или она "все-таки в вине".
Делечка, чтобы закончить бессмысленный спор, ответьте на очень простой вопрос:
Директор дал указание выписать расходник сотруднику, которого нет в приказе по подотчетникам. Или просто подписал этому сотруднику заявление на выдачу денег в подотчет.
Что Вы сделаете?
Делечка, да при четырех сотрудниках приказ о разрешении им получать подочет деньги вообще смешон. А при увеличении их числа до полусотни клавиши из клавиатуры повыпрыгивают от ужаса, что на них кажный день изменения к приказу строгать будут.
Вообще таких ситуаций у нас не попросту нет, но, если директор даст такое ЦУ, то естественно РКО будет у директора на подписи.Цитата:
Сообщение от BorisG
пожалуйста подскажите, у нас сомнения по поводу такой ситуации: работник был оформлен у нас по договору оказания услуг. Т.к. не было юриста в договоре написали:"оказание услуг главного энергетика".акт выполненных работ подписали. но выдавали ему в подотчет(это указывали в расходниках) суммы на покупку ламп,оборудования и тд.-фактически не имели право конечно, но теперь уже поздно об этом думать. договора мат.ответственности на него тоже нет. Работник обратился в Суд, судья вынес судебный приказ о взыскани 17 тыс.рублей(указав в приказе, что это зарплата, и эта сумма действительно была указана в договоре, и в акте выполненных работ).
Но! работник в бухгалтерии не отчитался по последнему расходнику. реально ли нам обратится в суд со взысканием за этот ущерб, если дог.о мат ответ-ти нет, приказов нет, и вообще срок уже прошел - 2 месяца со дня выдачи сумм? :(
