Вид для печати
Мы бюджетное учреждение. Нужна помощь вашего эксперта. Вопрос такой:
Наш сотрудник покупает хозтовары, канцтовары за свои деньги, затем пишет
заявление и мы возмещаем ему эти расходы. Проверяющая учреждение из
контрольно-счетного отдела Администрации сказала что так делать нельзя,
что нужно выдавать аванс на такие расходы, а потом принимать их. Но
конкретных запретов на наши такие действия я нигде не нашла. Помогите
разобраться и желательно с указанием законодательных разъяснений.
Здравствуйте, у нас делается авансовый отчет, даже если аванс заранее не выдавался. Проверки по авансовым отчетам были, вопросов у проверяющих не возникло. Но где-то встречала информацию, что если был выдан аванс, то тогда составляется Авансовый отчет. Если же аванс не выдавался, то составляется Отчет о понесенных расходах, плюс служебка на возмещение понесенных расходов сотрудником. Логика в принципе в этом есть, даже само определение Авансового отчета говорит о том, что сотрудник отчитывается по полученному авансу.
И не найдете.Цитата:
Сообщение от Аноним
Это исчерпывающий ответ на Ваш вопрос.
)))
Запрет в косвенном виде.
Бесконтрольно приобретая какие-либо товары (работы, услуги) сотрудник может превысить какие-либо возможные лимиты.
к примеру у вас в ПФХД определенные лимиты на ст. 340/310 , или к примеру, ограничения на "закупки до 100 тыщ"
А в маленьких учреждениях, где планы/доходы/расходы считаются вплоть до копеек, и вообще.. можно просто превысить общую смету расходов, особенно в конце года.
И вы не сможете даже показать кредиторскую задолженность на конец года, поскольку не имеете права принимать обязательств свыше определенного лимита, и придется вам часть МЦ оформлять.. ну к примеру, как благотворительность (безвозмездное поступление) от сотрудника :)
Ключевое слово здесь - бесконтрольно. Т.е. если контроль за расходами в пределах планов(лимитов) есть, то вовсе не обязательно сначала выдавать деньги под аванс. сотрудник вполне может сначала потратить свои, а потом ему возместить расходы. Но - только при контроле расходов в пределах планов/лимитов!
А вот теперь думайте, как осуществить такой контроль. Самое простое - это поставить (или НЕ поставить) визу на заявлении на выдачу денег на подотчет, и проверяющие идут по этому пути.
В любом случае просто так с бухты-барахты пойти и купить что-либо, а потом прийти и сказать - "здравствуйте, вот я купил, теперь возмещайте мне мои расходы" - это неверно. Покупка должна быть предварительно согласована. Письменно. С соответствующими визами! Это все-таки бюджет, а не свой личный карман.
Нет я понимаю , когда там форс-мажорные обстоятельства - к примеру, поехала машина в командировку и там сломалась и пришлось срочно покупать запчасти для ремонта за свои кровные. Ну дык это ж форс-мажор.
А хозтовары, канцтовары у автора - это что - тоже форсмажор?
А вот интересно, а как такие закупки у Вас согласуются с 44-ФЗ? В частности с их отражением во всевозможных электронных системах? Ну у кого какие, у нас ЕИС, ЕАСУЗ, ПИК. У нас таки закупки уже 2 года под запретом. Все только через электронные системы и договора.
Речь разве об этом?Цитата:
Сообщение от VLDMR
Расходы возмещены, значит работодатель их санкционировал и подтвердил, что расходы связаны с деятельностью организации.
Об этом, об этом.Цитата:
Сообщение от topalov
В общем случае речь идет о ситуации, ммм.. о санкционировании "задним числом", постфактум, так сказать.
Т.е. когда сначала совершаются расходы, а только потом руководитель их санкционирует.
Сегодня он их санкционировал (постфактум!) и возместил. Потому что была возможность.
А завтра? Будет ли у руководителя возможность (будут ли свободные лишние средства) для возмещения расходов, произведенных без санкции? А если не будет - тогда что, мы будем оформлять полученные и возможно уже и израсходованные МЗ, как благотворительность от сотрудника?
Заметьте, я не говорю о предварительном перечислении аванса сотруднику.
Я говорю всего лишь о предварительном получении санкции на такие расходы.
С вопросом в сабже (предварительным перечислением аванса) лично мне ясно - лучше, конечно, выдавать аванс на расходы, а потом принимать их, но лучше - не значит обязательно.
Давайте переформулируем вопрос в сабже так:
Можно ли совершать такие расходы без предварительного санкционирования руководителем (иными словами - любой ли сотрудник (ну пусть не любой, а из заранее определенного круга лиц) может пойти и купить что вздумается, а потом поставить руководителя перед свершившимся фактом, типа санкционируй мои расходы постфактум)?
Если все-таки нет, нельзя, то как должно быть оформлено такое " предварительное санкционирование на расходы" для проверяющих, устное санкционирование для них не катит?
Понятно, что перечисление аванса - это и есть самое наглядное подтверждение санкционирования, а вот без перечисления аванса?
Отсюда и требование проверяющих - на само деле они хотят видеть не тупо перечисление аванса, а именно, что такие расходы были предварительно санкционированы.
Потому что в противном случае я просто не вижу разницы с ситуацией, когда учреждение просто приобретает товар у физического лица (пусть даже и своего сотрудника). Мало ли что, где, когда и у кого он (сотрудник) купил по своему желанию (по своей прихоти, без ведома и санкции руководителя) - ситуация толкуется предельно прозрачно - он (физическое лицо/сотрудник) продает МЦ своему учреждению. Нет? - докажи обратное.
ммм.. А уточните у своей проверяющей, может быть вот такая последовательность ее и удовлетворит:Цитата:
Сообщение от Аноним
- "Наш сотрудник сначала пишет заявление (и получает визу на нем, т.е. санкцию на расходы), потом покупает хозтовары, канцтовары за свои деньги, затем мы возмещаем ему эти расходы."
Ни то и не другое.Цитата:
Сообщение от VLDMR
Расходы санкционированы в момент их признания. А признаны они в момент перечисления денег сотруднику.
То, что было "до" у физического лица-сотрудника - учреждение не волнует вовсе.
А "постфактума" также быть не может, потому что то что было "до", к деятельности учреждения не относится.
ИМХО зачем изобретать велосипед?
он это делает НЕ бесконтрольноЦитата:
Сообщение от VLDMR
все покупки совершаются с ведома руководства. и ежели руководство сам не может, то он посоветувается с бухом
подотчётник по своим чекам составляет АО, который всё таки \предполагается\ что проверяется перед утверждением ,и затем он утверждается
Точно с таким же выводом можно сказать, что дали ему денег, а он взял и купил ... вместо валенок кеды, потому что они красивее
агаЦитата:
Сообщение от VLDMR
ты ему дал на 310, а он тебе принёс то что по 340 и сиди теперь переноси
так может такое просто не принимать, что бы в след раз он думал что покупать нужно толлько то за чем послали
останется кредиторка на след год - ничего штрашногоЦитата:
Сообщение от VLDMR
было бы нельзя в бюджетном учёте не существовало бы понятия Д и К задолженностейЦитата:
Сообщение от VLDMR
а у нас вот по муницип заданию задолженностей уж под 2 миллиона
включая и долги 3-х летней давности
Потому что учред вроде как и должен финансировать, но денег не даёт даже на страх взносы
естественно! само-собой разумеещеесяЦитата:
Сообщение от VLDMR
вы лучше подумайте как ему в точности до копейки выдать подотчёт по каждой статье КВР и КОСГУ !!!Цитата:
Сообщение от VLDMR
как до копейки при выдаче угадать?
и что делать когда на одну статью выдали чуть меньше, а по другой чуть больше.....
и сиди потом перегоняй из пустого в порожнее. если ещё казначеи захотят, а то же ж оне на это дело упёртые
ну так не легче ли дождаться окончательных копеек, а потом их и оплатить?
у меня только так покупки по подотчёту и делаются.
даже если на счету денег лимон с лишним
Вот сейчас Вы в чистом виде описали ситуацию "Приобретение МЗ у физического лица (сотрудника)".Цитата:
Сообщение от topalov
Ни о каких авансовых отчетах, ни о каких суммах в подотчет речи у Вас нет. Естественно, не должно быть и речи и ни о каких возмещениях затрат сотруднику. Обычный договор купли-продажи с физ.лицом.
Есть у учреждения средства - купит(приобретет) МЗ у физлица (в терминологии автора - "возместит сотруднику затраты") :)
Нет у учреждения средств - физлицо-сотрудник в пролете, как Вы сами сказали, проблемы индейцев шерифа не волнуют, и что там было "до" у физического лица-сотрудника - учреждение не волнует. (За исключением того, что это физическое лицо все-таки притащило эти МЗ в учреждение, и их надо бы как-то оформить, но это другой вопрос)
Но, согласитесь, что договор купли-продажи с физ.лицом и подотчет/авансовый отчет/возмещение затрат сотруднику) - все-таки это не одно и то же.
Все нижесказанное после этой цитаты Вами может быть и бесспорно верно (за исключением принятия обязательств сверх плановых назначений, но это требует отдельного обсуждения, не будем сейчас вдаваться в подробности, в каких случаях у вас графа 6 в форме 0503738 может быть больше графы 4, это тема не этой ветки), меня сейчас интересует всего один вопрос - как и где вот это самое "с ведома руководства" у вас зафиксировано? вот просто тупо для тупых проверяющих. И все.Цитата:
Сообщение от Arhimed0
ну такого что просто так сам вдруг - такого я как то слабо себе представляю даже в таких предприятиях где глубоко послали на какого-то там бухгалтераЦитата:
Сообщение от VLDMR
вообще за покупками как то обычно посылают
ну не до такого конечноЦитата:
Сообщение от VLDMR
ну в бюджете , положим, бардака по вопросу учёта намного больше чем там где личный карман. просто так неизвестно для чего из личного кармана деньги не швыряют . а бюджете .....Цитата:
Сообщение от VLDMR
ну насмотрелся я....
а они всегда. любая покупка практически - форс мажорЦитата:
Сообщение от VLDMR
Где-то тут была ветка про графу 4 и графу 6 в форме 0503738. Можете поискать и убедить меня, что графа 6 может быть больше графы 4, в том случае, если Вы вдруг захотите "возместить затраты" (отмечу - незапланированные и заранее несанкционированные затраты!) сотруднику.Цитата:
Сообщение от Arhimed0
нетЦитата:
Сообщение от VLDMR
дата признания расхода - это дата утверждения АО директором
не хочет директор утверждать этот АО - значит эту покупку человек для себя сделал - пусть домой несёт всё что он там купил
если АО не утверждён - мы и на приход не можем ничего поставить
и нет здесь заднего числа совсем
даже если и не спросясь
пришёл и говорит
- я вот тут решил купить, утверди
- утвердяю
расход произошёл сегодня, сегодня прошлоо санкционироовани, сегоддня будет принято на приход то чего он там принёс
может не утвердяю
ну тогда и не было ничего вообще
а если завтра не будет денег, но мы знаем, что после завтра они будут, то пусть повисит пока в кредиторской задолженностиЦитата:
Сообщение от VLDMR
намного ХУЖЕЦитата:
Сообщение от VLDMR
никогда ты не угадаешь по какой статье сколько нужно перечислить!
и возись потом с этими подгонками
и хорошо когда ты ошибся в... минус! ну то есть НЕдодал! - проще всего довыдал и дело с концами
да и опять....
попробуй у некоторых казначеев сними 100 рублей на покупку.... копьютера. глаза вылупят и начинается "какой такой компьютер за 100 рублей" тьфу....
а если передал?
и понеслось.....
нет нельзяЦитата:
Сообщение от VLDMR
его завсегда можно послать с евойной покупкой
да никак!!!Цитата:
Сообщение от VLDMR
можно просто позвонить и договориться что я вот покупаю, а с деньгами потом возместим - авось не в каменном веке живём: все круглосуточно на связи
а при чём тут проверяющие??? зачем эта преждевременная договорённость в письме нужна вообще? и тем более какким то проверяющим?Цитата:
Сообщение от VLDMR
есть АО оформленный по всем правилам, со всеми подписями
расход санкционирован!
читай это сам директор приказал и послал сотра купить это. Он и купил.
принёс покупку, отчитался , получил деньги с точностью до копейки что потратил
чего ещё нужно? какое ещё письмо от кого и кому?
а без аванса санкционирование - это сам АО.Цитата:
Сообщение от VLDMR
не хотели бы санкционировать - выбросили бы этот АО
рукль подписал АО? = санкция получена! он согласен сие купить, он подтверждает что эта вещь для предприятия нужна!Цитата:
Сообщение от VLDMR
тоже самое можно сказать когда выдали деньги вперёдЦитата:
Сообщение от VLDMR
сотрудник продаёт МЦ учреждению по предоплате
что то тут совсем криво получаетсяЦитата:
Сообщение от VLDMR
обычно подотчётника ЗАСТАВЛЯЮТ что либо купить на нужды !
да он пишет заяву на выдачу подотчёт денег для покупки того и сего. но саму покупку, по смыслу операции, ему приказывают, поручают совершить.
а не он просит: давайте я побегу покупать, а то у меня руки чешутся
да, есть такое что каким то документом кое-кто и требует, сообщает, что нам срочно нужно купить вещь. возможно это даже тот же самый наш подотчётник.
но когда он сообщает о необходимости покупки, то он сообщает в качестве... пока ещё не подотчётного лица, а в качестве.... ну он работает с ней, или он вот администратор в офисе... то есть ему поручено следить за тем что бы остатки расходных материалов должны быть на складе
вот он сообщает что остатки уменьшились и нужно покупать что бы пополнить
сообщил
а теперь ему всё равно посылают - иди купи
теперь он уже идёт в качестве подотчётника который покупки делает
в Авансовом отчёте.Цитата:
Сообщение от VLDMR
там есть графа Утверждаю и подпись руководителя. Это - с ведома. Дир будет не согласен - он выбросит и АО и все чеки к нему. или заставит вытащить 1-2 а остальные согласится
ещё (уж не знаю откуда сложилось) но у нас в округе принято на каждом товарнике директор пишет
оплатить и подпись дира
(ну это пошло от замены приходного ордера на ТМЦ
там и МОЛ пишет ручкой принято, подпись
и дир рядом - оплатить)
тоже читай он согласился с этой покупкой
Какая острая тема. Из личного опыта поделюсь, что мы сначала стали удерживать НДФЛ с таких покупок, коллеги выше правы, это покупка у физического лица. Это снизило инициативы купить и притащить чек.
А потом и вовсе прекратили выдачу в подотчет на хознужды. Считаю, что это вопрос административного контроля. Все форсмажоры можно продумать, у сантехников, электриков, плотников и т.д. всегда должен быть запас необходимого. Все закупки укрупняем и закупаем через договор по безналу.
эт где же столько денег взять то?Цитата:
Сообщение от zhns
эт кто же этим заниматься то должен? если по безналу ВСЁ покупать? и сколько времени на всё это уйдёт?Цитата:
Сообщение от zhns
а это разве инициатива?Цитата:
Сообщение от zhns
вообще тут хочешь - не хочешь а приходится...
и кто то должен итить
и кто то должен авансовые составлять
и.....
да зря полностью из зарплаты быЦитата:
Сообщение от zhns
а ещё заставьте его 3-НДФЛ делать
zhns, возникает резоонное предложение: ну и иди сама и покупай как тебе нужно. а предприятию нужно купить вот такую то вещь прямо вот сегодня
вот и оформляй
удерживать...
человек соглашается из кармана тратить, в надежде что завтра ему вернут, а ему ещё и угрожают - вернём половину - это ты виноватый!
Я же написала, это вопрос в административной плоскости.Цитата:
Сообщение от Arhimed0
Руководство должно организовать бесперебойную работу учреждения. Сотрудники не должны тратить свои личные средства на нужды учреждения.
За исключением того, что сам этот АО в рассматриваемой ситуации - не более, чем филькина грамота. :DЦитата:
Сообщение от Arhimed0
В рассматриваемой ситуации нет никакого подотчета, нет подотчетного лица нет и быть не может авансового отчета.
Смотри указания ЦБ по поводу подотчета.
Поэтому у тебя есть филькина грамота, "оформленная по всем правилам со всеми подписями". Но от этого не перестающая быть филькиной грамотой :D
В сабже совершенно другая ситуация - сотрудник потратил свои собственные средства и потому пишет не АО, а Заявление на возмещение расходов.
И все, что ты тут рассуждал про авансовые отчеты, может и хорошо, но.. к рассматриваемой ситуации - заявлению на возмещение расходов - отношения не имеет.
Поэтому давай не будем сюда рассуждать про подотчетные суммы и т.д.
Давай рассуждать только и исключительно про возмещение расходов сотруднику. Давай не будем вспоминать авансовый отчет, а будем обсуждать именно заявление на возмещение расходов/затрат.
И все бы оно может и хорошо.. и в коммерческих структурах такое заявление на возмещение расходов вполне нормальное явление.. но.. тут накладывается специфика в виде ограничений ПФХД/плановых назначений...
Цитата:
Сообщение от VLDMR
Ну это смешно конечно чтоб сотрудник превысили доведенные лимиты. Денежные средства тратятся с разрешения руководителя и главный бухгалтер в курсе, так что о превышении лимитов и речи быть не может.
однако даже самим Авансовым отчётом предусмотрено, что возможно превышение затрат над выданным, и возможно что и это выданное = 0Цитата:
Сообщение от VLDMR
никакая не филькина - вполне нормальный обычный АОЦитата:
Сообщение от VLDMR
там слова только в отношении того, что ДЕНЬГИ выдаются по заявлениюЦитата:
Сообщение от VLDMR
что в начале деньги заяву писать надо, что в случае когда позже - таже самая заява
АО - для принятия затрат к учёту, для санкционирования этих расходовЦитата:
Сообщение от VLDMR
заява - для того что бы произвести кассовый расход, что бы деньги выдатьЦитата:
Сообщение от VLDMR
а что их рассуждать??Цитата:
Сообщение от VLDMR
нужно признать расход - АО
нужно выдать деньги - заява
никакого отличия коммерции и бюджета я апсолютно не наблюдаю!Цитата:
Сообщение от VLDMR
и хорошей коммерческой организации должно быть какое то планирование, которое не просто для угадайки, а действительно должно быть планированием. в рамках которого должна вестись фин-хоз деятельностьЦитата:
Сообщение от VLDMR
и в случае, если эти покупки выбиваются из каких то там "нормальных необходимостей" для предприятия, то директор с чистой совестью может этот АО просто выбросить в корзину (ну или вернуть этому самовольщику, который вдруг что то там самовольно купил без согласования с кем либо)
однозначно не можетЦитата:
Сообщение от Аноним
ну а коли эта необходимость и возникла, то хоть с деньгами вперёд, хоть с авансовым вперёд (не всё же заранее можно запланировать и предусмотреть необходимость каких то покупок с точностью до копейки) - происходит правка того самого Плана/лимита или у кого она как называется
Интересно так все читать.
"Проверяющая из администрации" не сумела объяснить, что нарушено, зато форумчане с радостью в процесс включились))))
ну так надоже как то объяснить, что нарушено то
чудная фраза :DЦитата:
Сообщение от Аноним
Но да ладно.
Я же и не спорю, что разрешение руководства в принципе имеется.
Я всего лишь пытаюсь добиться ответа на элементарный вопрос - где и как это самое одобрение зафиксировано?
Вот и ты тоже со своей чудной фразой утверждаешь, что разрешение руководителя сотруднику потратить свои личные средства, с тем, что потом их ему (сотруднику) возместят, такое разрешение имеется.
Простой вопрос - где и как это разрешение у тебя зафиксировано? Зафиксировано разрешение не после того, как сотрудник потратил деньги и написал заявление на возмещение, а до того?
в случае превышения это называется перерасход по авансовому отчету,Цитата:
Сообщение от Arhimed0
а вот выданное =0 в авансовом отчете - - это, извини меня, филькина грамота и есть.
который не имеет отношения к рассматриваемой ситуации.Цитата:
Сообщение от Arhimed0
в конце концов, набери в яндексе "авансовый отчет ИЛИ заявление на возмещение расходов" и наслаждайся ... кучей мнений :)
Можешь начать отсюда, с клерка, вот к примеру https://www.klerk.ru/buh/articles/161590/
А по ссылке тебе большой НАМЕК, как можно оформлять ситуации с возмещением сотруднику расходов. Заранее оформить, чтобы у проверяющих крушников (а налоговую даже не учитываю) не возникало вопросов, как в сабже.
Я бы еще в этот образец приказа добавил бы, что документы, подтверждающие стоимость покупки, в случае, если в таких документах указываются реквизиты покупателя, должны быть оформлены на учреждение, ну и для такого может быть сделал бы доверенности на определенный в приказе круг сотрудников.
Попробуйте что-то купить в обычном магазине, выступая от имени ЮЛ...Цитата:
Сообщение от VLDMR
И это тоже обсуждалось на Клерке.
эээ.. ммм.. а какие в обычном магазине выдаются документы, где указываются реквизиты покупателя? Точнее, в каких документах в обычном магазине они (реквизиты) обязательны?Цитата:
Сообщение от topalov
а про доверенность я просто так, для красного словца упомянул? :) - "Доктор, меня не слышат! - Следующий!" :DЦитата:
Сообщение от topalov
Я не имел ввиду обычные розничные магазины. Ибо я даже не представляю, какие такие документы дает обычный розничный магазин, где обязательны реквизиты покупателя. Товарный чек? хм.. там реквизиты покупателя не являются непременным обязательным атрибутом. Кассовый чек? что еще (какой еще документ) может дать обычный розничный магазин?
Я имел ввиду какие-нибудь типа оптовые базы, где дают, к примеру, счет-фактуру. Нормально там относятся к доверенностям и нормально там заполняют документы на юрлицо, хотя в кассу им там платит физлицо. потому что физлицо платит не просто так, а по доверенности от организации, а чьи он там деньги платит, свои личные или казенные-подотчетные, оптовый склад не знает. А если не нормально, то идет такая оптовая база лесом, конкурентов у них нынче много.
