Как подтвердить расходы?

Здравствуйте!
У нас строительство, но не совсем полноценное. Мы занимаемся созданием комплексов охранных систем. Лицензия на эти виды деятельности - строительная.
Нет смет. Вообще. Я начальству говорю - как нам подтвердить что мы купили данный материал (например, видеокамеру) для объекта, а не себе домой? Ведь я этот материал списываю под определенный объкт только со слов начальства. Предлагаю им выводить по окончании работ список использованных материалов, чтобы с них уже делать смету или лучше включать в акт? Причем еще проблема в том что не со всеми заказчиками возможно договориться подписывать такие дополнительные бумаги. Их не интересует что мы закупали, куда списывали. Их интересует только конечный объект.
Поделитесь, пожалуйста, опытом. Как в других фирмах выходят из данной ситуации? Ведь, действительно, при подписании договора не возможно предугадать какие материалы каких марок будут закуплены?

Ну то, что вы купили, надеюсь понимаете, что нужно оприходовать.
Потом это отпускается по М-11, делаете бумагу по типу М-29. Ну и в КС-ы включайте.

Спасибо, Svetishe, а сметы получается не обязательно? Или обязательно, но их составляют "задним" числом, когда известны все материалы?
А какие есть еще варианты?

Смета - это не подтверждение покупки материалов. Сметы - это планирование покупок материалов на конкретные цели. Строительство без смет? Странное оно у вас...

Ну все правильно, смета - это планирование. И закупаемые материалы должны ей соответствовать. Если идет несоответствие, то составляется акт разногласий, кажется. Тогда я смогу объяснить назначение произведенных расходов. Или есть другие варианты подтверждения что материалы пошли не на дачу к ген. директору, а на объект?

Еще раз: смета ничего не подтверждает.
Это все равно что сказать: я составил план расходов на пятилетку - по нему и будем отчитываться и платить налоги. :yes:
Акт на списание у вас есть? Накладные-требования на передачу материалов со склада на обхект есть? Вот это - расходы. Смета - планирование и согласование.

Цитата:

---

отпускается по М-11, делаете бумагу по типу М-29. Ну и в КС-ы включайте.

---

Вот это про списание.

а в КС-ах материалы отражаются по какой стоимости? По покупной? Но тогда заказчик узнет фактическую прибыль, что руководству не желательно! Или наценку делать? А это не торговля получится?

В КС-ах отражаете так, как обещали заказчику в смете. Сумма из КС пойдет в К90. А списываете материалы в Д20 по фактической себестоимости (или по ФИФО-ЛИФО в соответствии с УП) по М-11.
Разница между стоимостью материалов и суммой, выставленной за материалы заказчику в КСах, называется экономией подрядчика. Если в договоре нет особых условий деления этой экономии, то это доход подрядчика.

Цитата:

---

Сообщение от Гердочка

а в КС-ах материалы отражаются по какой стоимости? По покупной? Но тогда заказчик узнет фактическую прибыль, что руководству не желательно! Или наценку делать? А это не торговля получится?

---

Так, вы же смету с заказчиком подписали? Там-то цены - фактические! И там ваша прибыль обозначена!:yes:

В том-то и дело что не хотят сметы делать! получается материалы только в актах будут обозначены. Вот я и спрашиваю, хочу чтобы цены в акте отличались от цен закупочных. Так можно?

Цитата:

---

чтобы цены в акте отличались от цен закупочных

---

это основной принцип деятельности коммерческого предприятия. получение прибыли.
Гердочка, как вам уже сказали выше, смета не имеет к списанию материалов никакого отношения.
ЗЫ: смета вобще может быть составлена по расценками (ЕНИР), а потом итоговая сумма пересчитывается по коэффициенту в рыночные цены.

Спасибо, буду пытать начальство