Как подтвердить расходы?

[Гердочка]

Здравствуйте!
У нас строительство, но не совсем полноценное. Мы занимаемся созданием комплексов охранных систем. Лицензия на эти виды деятельности - строительная.
Нет смет. Вообще. Я начальству говорю - как нам подтвердить что мы купили данный материал (например, видеокамеру) для объекта, а не себе домой? Ведь я этот материал списываю под определенный объкт только со слов начальства. Предлагаю им выводить по окончании работ список использованных материалов, чтобы с них уже делать смету или лучше включать в акт? Причем еще проблема в том что не со всеми заказчиками возможно договориться подписывать такие дополнительные бумаги. Их не интересует что мы закупали, куда списывали. Их интересует только конечный объект.
Поделитесь, пожалуйста, опытом. Как в других фирмах выходят из данной ситуации? Ведь, действительно, при подписании договора не возможно предугадать какие материалы каких марок будут закуплены?

[Svetishe]

Ну то, что вы купили, надеюсь понимаете, что нужно оприходовать.
Потом это отпускается по М-11, делаете бумагу по типу М-29. Ну и в КС-ы включайте.

[Гердочка]

Спасибо, Svetishe, а сметы получается не обязательно? Или обязательно, но их составляют "задним" числом, когда известны все материалы?
А какие есть еще варианты?

[DIR]

Смета - это не подтверждение покупки материалов. Сметы - это планирование покупок материалов на конкретные цели. Строительство без смет? Странное оно у вас...

[Гердочка]

Ну все правильно, смета - это планирование. И закупаемые материалы должны ей соответствовать. Если идет несоответствие, то составляется акт разногласий, кажется. Тогда я смогу объяснить назначение произведенных расходов. Или есть другие варианты подтверждения что материалы пошли не на дачу к ген. директору, а на объект?

[DIR]

Еще раз: смета ничего не подтверждает.
Это все равно что сказать: я составил план расходов на пятилетку - по нему и будем отчитываться и платить налоги.
Акт на списание у вас есть? Накладные-требования на передачу материалов со склада на обхект есть? Вот это - расходы. Смета - планирование и согласование.

[Svetishe]

отпускается по М-11, делаете бумагу по типу М-29. Ну и в КС-ы включайте.

Вот это про списание.

[Гердочка]

а в КС-ах материалы отражаются по какой стоимости? По покупной? Но тогда заказчик узнет фактическую прибыль, что руководству не желательно! Или наценку делать? А это не торговля получится?

[Svetishe]

В КС-ах отражаете так, как обещали заказчику в смете. Сумма из КС пойдет в К90. А списываете материалы в Д20 по фактической себестоимости (или по ФИФО-ЛИФО в соответствии с УП) по М-11.
Разница между стоимостью материалов и суммой, выставленной за материалы заказчику в КСах, называется экономией подрядчика. Если в договоре нет особых условий деления этой экономии, то это доход подрядчика.

[DIR]

а в КС-ах материалы отражаются по какой стоимости? По покупной? Но тогда заказчик узнет фактическую прибыль, что руководству не желательно! Или наценку делать? А это не торговля получится?

Так, вы же смету с заказчиком подписали? Там-то цены - фактические! И там ваша прибыль обозначена!

[Гердочка]

В том-то и дело что не хотят сметы делать! получается материалы только в актах будут обозначены. Вот я и спрашиваю, хочу чтобы цены в акте отличались от цен закупочных. Так можно?

[anfisa0001]

чтобы цены в акте отличались от цен закупочных

это основной принцип деятельности коммерческого предприятия. получение прибыли.
Гердочка, как вам уже сказали выше, смета не имеет к списанию материалов никакого отношения.
ЗЫ: смета вобще может быть составлена по расценками (ЕНИР), а потом итоговая сумма пересчитывается по коэффициенту в рыночные цены.

[Гердочка]

Спасибо, буду пытать начальство