Хранение и учет договоров

Поделитесь опытом как храните, систематизируете, учитываете договора?
К примеру мы храним договора по видам:от поставщиков, с покупателями, договора займов/кредитов, договора комиссии и хранения.
Внутри этих видов договора надкалываются по алфавиту. В идеале алфавитный порядок должник был бы соблюдаться не только по первой буквой, но выяснилось, что это архисложно, поэтому просто по первой букве сортируем.
Плюс есть электронные реестры, где указано с кем, каким номером, до какого числа действует.
Но остались следующие проблемы.
Не отслеживается замена факсов оригиналами
Не отслеживается наличие подписанных доп. соглашений (спецификаций, заявок)
И самое важное - договора нужны бухгалтерам, юристам, пятым, десятым. Возникает ситуация, когда в реестре договор есть, а на месте его нет и кто взял - не найти.
А как у вас с договорами обстоит?

Веду в экселе табличку по договорам (со всей необходимой информацией), там же отмечаю, есть ли оригиналы, какие допы и т.д.
В экселе удобно: всегда можно добавить поле и фильтровать, как надо.
Если кому-то договор выдаю, то всегда под расписку, расписку на месту договора

А лежат по видам и в хронологическом порядке

Цитата:

---

Если кому-то договор выдаю, то всегда под расписку, расписку на месту договора

---

т.е. все опять упирается в ответственность сотрудника. А не бывает что сами пришли и взяли?

бывает, а потом еще клянутся мамой и всеми остальными, что не брали((

Цитата:

---

А не бывает что сами пришли и взяли?

---

Я ругалась очень :o Бумаги заперты, но даже директор так теперь не делает.

сортируем отдельно поставщики, отдельно покупатели.
По покупателям:
сшиваем хронологически по каждому контрагенту и складываем в идеальном алфавитном порядке :)

Цитата:

---

В идеале алфавитный порядок должник был бы соблюдаться не только по первой буквой,

---

Сверху, при сшивке, кладется лист - где наименование и перечислены все договора с ним дата, от которой эти договора и сроки действия.
На самом деле, этими договорами мы чаще пользуемся и потому все там так систематизировано и найти легко. Теоретически нужно и поставщиков привести в порядок, но....

По поставщикам хуже. Внутри поставщика все по хронологии, а, в общем... не так радужно - снимаем в архивные папки и сверху каждой лежит реестр – и по порядку перечислены - поставщик, № договора от какого числа.

Договор не убирается - ну мы это называем архив - до тех пор, пока нет всех документов.

Еще есть 2 экселевские таблицы - поставщики и покупатели - там все отметки и подробно если чего нет. Договора без спроса никто не берет :p
:)

Сканирую и размещаю для общего пользования. А оригиналы подшиваю по алфавиту с реестром.

Цитата:

---

Сканирую и размещаю для общего пользования.

---

это ж титаническая работа. Разве что посадить отдельного человека на учет договоров

Титаническая :), зато не нужно каждый раз вскакивать, искать, доставать и брать расписку, а потом с этой распиской бегать за человеком по фирме. Делайте со сканером что хотите, хоть каждый день печатайте, но только меня не трогайте. Кстати, в первый год мне было трудно. Сейчас красота, т.к. иногда требуются старые договора, которые давно в архиве лежат подшитые, а менеджеры и генеральный могут посмотреть их в отсканированном варианте. :p

Нат, ну это смотря какой объем. Я, например, по покупателям тоже сканирую и выкладываю в сетевую папку Покупатели/заказчики. Все заинтересованные лица любуются без изъятия оригинала.

Цитата:

---

Сообщение от Ночка

Поделитесь опытом как храните, систематизируете, учитываете договора?
К примеру мы храним договора по видам:от поставщиков, с покупателями, договора займов/кредитов, договора комиссии и хранения.
Внутри этих видов договора надкалываются по алфавиту. В идеале алфавитный порядок должник был бы соблюдаться не только по первой буквой, но выяснилось, что это архисложно, поэтому просто по первой букве сортируем.

---

По алфавиту неудобно.Какое, интересно, слово брать для систематизации?По алфавиту чего? Первая буква чего? фамилии руководителя, или наименования фирмы, или названия договора? Надо в хронологическом порядке , по видам договоров, и, если нужно, по подразделениям(местам).

Спасибо. Идея хороша)
Я сканирую уставные и оригиналы уже никому не даю)
Попробую так же с договорами.

А кто имеет опыт проверок - факсовые договора у нас не считаются действительными?

Цитата:

---

По алфавиту чего?

---

мы раскладываем по алфавиту наименования фирмы - нам так удобно.

Цитата:

---

Я сканирую уставные и оригиналы уже никому не даю

---

Точно так же делаем :)

Цитата:

---

Сообщение от Январь

Веду в экселе табличку ...там же отмечаю, есть ли оригиналы, какие допы и т.д.
В экселе удобно: всегда можно добавить поле и фильтровать, как надо.

---

А я в Access'e. Еще удобнее - можно сортировать по любому признаку, выборки разные делать и пр.

Подниму старую тему. У меня много длящихся договоров с клиентами, к ним регулярно оформляются доп. соглашения. Сейчас все договоры разложены в папки по годам в хронологическом порядке, а доп. соглашения подшиваются к договору. Плюс, все документы есть в электронном виде.

Но возникают две практические проблемы:
1. Бухгалтерия завалена папками с договорами. Из-за того, что есть несколько всё ещё действующих договоров 2001-2007г., я не могу сдать в архив папки за эти годы
2. Большинство старых папок уже не закрываются :-( Их изначально забивают договорами достаточно плотно, а потом начинают подкладывать доп. соглашения. В результате папки пухнут, и через несколько лет разваливаются :-(

Я вот думаю - а может договоры хранить не по дате начала, а по дате прекращения действия? Завести несколько папок с действующими договорами. Когда договор прекращается, перекладывать его в папку расторгнутых договоров текущего года. По окончании года папку сдавать в архив. И делать соответствующие пометки в электронном реестре.

Что скажете?