Хранение и учет договоров

[Ночка]

Поделитесь опытом как храните, систематизируете, учитываете договора?
К примеру мы храним договора по видам:от поставщиков, с покупателями, договора займов/кредитов, договора комиссии и хранения.
Внутри этих видов договора надкалываются по алфавиту. В идеале алфавитный порядок должник был бы соблюдаться не только по первой буквой, но выяснилось, что это архисложно, поэтому просто по первой букве сортируем.
Плюс есть электронные реестры, где указано с кем, каким номером, до какого числа действует.
Но остались следующие проблемы.
Не отслеживается замена факсов оригиналами
Не отслеживается наличие подписанных доп. соглашений (спецификаций, заявок)
И самое важное - договора нужны бухгалтерам, юристам, пятым, десятым. Возникает ситуация, когда в реестре договор есть, а на месте его нет и кто взял - не найти.
А как у вас с договорами обстоит?

[Январь]

Веду в экселе табличку по договорам (со всей необходимой информацией), там же отмечаю, есть ли оригиналы, какие допы и т.д.
В экселе удобно: всегда можно добавить поле и фильтровать, как надо.
Если кому-то договор выдаю, то всегда под расписку, расписку на месту договора

А лежат по видам и в хронологическом порядке

[Ночка]

Если кому-то договор выдаю, то всегда под расписку, расписку на месту договора

т.е. все опять упирается в ответственность сотрудника. А не бывает что сами пришли и взяли?

[Грустная девочка]

бывает, а потом еще клянутся мамой и всеми остальными, что не брали((

[Январь]

А не бывает что сами пришли и взяли?

Я ругалась очень Бумаги заперты, но даже директор так теперь не делает.

[Annchen]

сортируем отдельно поставщики, отдельно покупатели.
По покупателям:
сшиваем хронологически по каждому контрагенту и складываем в идеальном алфавитном порядке

В идеале алфавитный порядок должник был бы соблюдаться не только по первой буквой,

Сверху, при сшивке, кладется лист - где наименование и перечислены все договора с ним дата, от которой эти договора и сроки действия.
На самом деле, этими договорами мы чаще пользуемся и потому все там так систематизировано и найти легко. Теоретически нужно и поставщиков привести в порядок, но....

По поставщикам хуже. Внутри поставщика все по хронологии, а, в общем... не так радужно - снимаем в архивные папки и сверху каждой лежит реестр – и по порядку перечислены - поставщик, № договора от какого числа.

Договор не убирается - ну мы это называем архив - до тех пор, пока нет всех документов.

Еще есть 2 экселевские таблицы - поставщики и покупатели - там все отметки и подробно если чего нет. Договора без спроса никто не берет

[Elen.ka]

Сканирую и размещаю для общего пользования. А оригиналы подшиваю по алфавиту с реестром.

[Ночка]

Сканирую и размещаю для общего пользования.

это ж титаническая работа. Разве что посадить отдельного человека на учет договоров

[Elen.ka]

Титаническая , зато не нужно каждый раз вскакивать, искать, доставать и брать расписку, а потом с этой распиской бегать за человеком по фирме. Делайте со сканером что хотите, хоть каждый день печатайте, но только меня не трогайте. Кстати, в первый год мне было трудно. Сейчас красота, т.к. иногда требуются старые договора, которые давно в архиве лежат подшитые, а менеджеры и генеральный могут посмотреть их в отсканированном варианте.

[Тоня]

Нат, ну это смотря какой объем. Я, например, по покупателям тоже сканирую и выкладываю в сетевую папку Покупатели/заказчики. Все заинтересованные лица любуются без изъятия оригинала.

[Фиатик]

Поделитесь опытом как храните, систематизируете, учитываете договора?
К примеру мы храним договора по видам:от поставщиков, с покупателями, договора займов/кредитов, договора комиссии и хранения.
Внутри этих видов договора надкалываются по алфавиту. В идеале алфавитный порядок должник был бы соблюдаться не только по первой буквой, но выяснилось, что это архисложно, поэтому просто по первой букве сортируем.

По алфавиту неудобно.Какое, интересно, слово брать для систематизации?По алфавиту чего? Первая буква чего? фамилии руководителя, или наименования фирмы, или названия договора? Надо в хронологическом порядке , по видам договоров, и, если нужно, по подразделениям(местам).

[Ночка]

Спасибо. Идея хороша)
Я сканирую уставные и оригиналы уже никому не даю)
Попробую так же с договорами.

А кто имеет опыт проверок - факсовые договора у нас не считаются действительными?

[Annchen]

По алфавиту чего?

мы раскладываем по алфавиту наименования фирмы - нам так удобно.

Я сканирую уставные и оригиналы уже никому не даю

Точно так же делаем

[ZZZhanna]

Веду в экселе табличку ...там же отмечаю, есть ли оригиналы, какие допы и т.д.
В экселе удобно: всегда можно добавить поле и фильтровать, как надо.

А я в Access'e. Еще удобнее - можно сортировать по любому признаку, выборки разные делать и пр.

[Доктор 1С]

Подниму старую тему. У меня много длящихся договоров с клиентами, к ним регулярно оформляются доп. соглашения. Сейчас все договоры разложены в папки по годам в хронологическом порядке, а доп. соглашения подшиваются к договору. Плюс, все документы есть в электронном виде.

Но возникают две практические проблемы:
1. Бухгалтерия завалена папками с договорами. Из-за того, что есть несколько всё ещё действующих договоров 2001-2007г., я не могу сдать в архив папки за эти годы
2. Большинство старых папок уже не закрываются :-( Их изначально забивают договорами достаточно плотно, а потом начинают подкладывать доп. соглашения. В результате папки пухнут, и через несколько лет разваливаются :-(

Я вот думаю - а может договоры хранить не по дате начала, а по дате прекращения действия? Завести несколько папок с действующими договорами. Когда договор прекращается, перекладывать его в папку расторгнутых договоров текущего года. По окончании года папку сдавать в архив. И делать соответствующие пометки в электронном реестре.

Что скажете?