Помогите наладить документооборот!!!
Мы только недавно стали заключать договора с разными городами. И меня мучают сомнения по поводу правильности документооборота: По счету нам поступает 100% предоплата и мы при отгрузке отсылаем полный комплект док-ов: сч-ф, счет, ТОРГ-12, и 2 экземплара договора с припиской второй экземпляр подписать и выслать по почте обратно. Нам очень важен договор, т.к. в нем содержатся достаточно существенные условия кот. мы не хотели чтобы покупатели нарушали. А если покупатели не вернут нам 2-ой экз. то получается что мы с них ничего не сможем спросить (если они нарушат пункты дог). Подскажите как делаете вы в таких случаях, всю голову уже сломала.
За что купила за то и продаю
Kaso, вообще я в этом вопросе не спец., а только учусь.
В своем ответе я ориентировалась на статью, которую читала когда разбиралась в этом вопросе. Вот часть из нее:
Внимание! Сопроводительные документы
Самого договора для доказательства факта передачи товара тоже недостаточно, так как за акцептом заказа должна следовать поставка, которая оформляется сопроводительной документацией. Срок хранения этой документации - 5 лет. Все товарные накладные должны храниться на предприятии в течение 5 лет, это снизит риски при возможных спорах с покупателями. За оформление и хранение этих документов отвечает руководитель предприятия.
Первичным учетным документом является в том числе и товарно-транспортная накладная (ТТН). Чаще всего товар поставляется автомобильным транспортом. Правила оформления ТТН предусмотрены в Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30 ноября 1983 года. Этот документ обязательно заполняется в четырех экземплярах. Причем транспортная компания может получить оплату за свои услуги только после представления товарно-транспортной накладной с отметкой получателя. Эти положения Устава автомобильного транспорта РСФСР (утвержден постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. N 12) стоит иметь в виду при ведении переговоров с транспортными организациями о доставке товаров клиентам, будь то дистрибьюторы или торговые сети.
Если говорить о доставке железнодорожным транспортом, то там ситуация чуть проще, поскольку товары указываются в железнодорожной накладной в специальных графах. То есть весь перечень товаров указан в самой железнодорожной накладной. Покупатель должен предъявить на станции получения доверенность по форме N М2 или N М2А, без которой железнодорожники просто не отдадут товар получателю. Эти формы доверенностей утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Железнодорожные накладные хранятся на станции назначения в течение 5 лет, что дает возможность в случае спора найти эти документы и восстановить данные.
В ТТН должен быть указан весь товар, который был фактически передан, то есть все артикулы и все количество товара. Необязательно в ней указывать цену товара, так как она указывается в товарной накладной (форма N ТОРГ-12). Эта накладная составляется в двух экземплярах: один для поставщика, а другой для покупателя. У поставщика эта накладная является основанием для списания, а у покупателя - основанием для принятия товара к учету. Необходимо обеспечить соответствие между ТТН, которая является основным документом для провоза товара и товарной накладной, которая требуется по законодательству для бухгалтерского учета. Потому что подтверждение передачи товара перевозчику - это ТТН, а не форма N ТОРГ-12. На практике товарная накладная выписывается бухгалтерией, а товарно-транспортная накладная транспортным отделом. Нужно обеспечить точное взаимодействие между бухгалтерией и транспортным цехом. Иначе у покупателя появится возможность оспорить эти документы.
В.И.Чикин,
старший юрист компании
"Пепеляев, Гольцблат и партнеры"
"Главбух", Отраслевое приложение "Учет в торговле", N 3, III квартал 2003 г.
