Помогите наладить документооборот!!!

[Аноним]

Мы только недавно стали заключать договора с разными городами. И меня мучают сомнения по поводу правильности документооборота: По счету нам поступает 100% предоплата и мы при отгрузке отсылаем полный комплект док-ов: сч-ф, счет, ТОРГ-12, и 2 экземплара договора с припиской второй экземпляр подписать и выслать по почте обратно. Нам очень важен договор, т.к. в нем содержатся достаточно существенные условия кот. мы не хотели чтобы покупатели нарушали. А если покупатели не вернут нам 2-ой экз. то получается что мы с них ничего не сможем спросить (если они нарушат пункты дог). Подскажите как делаете вы в таких случаях, всю голову уже сломала.

[Январь]

Предварительно по факсу обменивались подписанными договорами.

[FHBYF]

И еще совет: в регионы отсылайте по 3 экземпляра накладных. Потому что иногда одну накладную отрывают склады и тогда Вы свой экземпляр вообще не дождетесь. И часто приходится работать по-факсу по любым вопросам. А потом уже почта.

[Valeri101]

В таких случаях(для подстраховки)нужно в первый раз отправить все документы-готовые,но не подписанные и отштампованные вами,с условием,что контрагент все подпишет и вышлет вам обратно.Ну а тогда уже вы ставите печать и отправляете им их экземпляры с полным комплектом печатей с обеих сторон.

[Елена М]

а мы посылали курьера из Москвы в Пермь. Благо, таких договоро было немного

Предварительно по факсу обменивались подписанными договорами

мысль хорошая, но юридических последствий такой договор не имеет (кроме случаев, если об этом напрямую в договоре указано)

[Январь]

мысль хорошая, но юридических последствий такой договор не имеет (кроме случаев, если об этом напрямую в договоре указано)

Так надо указать

[kaso]

при отгрузке отсылаем полный комплект док-ов: сч-ф, счет, ТОРГ-12, и 2 экземплара договора

Если вы что-то отгружаете, ТОРГ-12 использовать неправильно! Нужно 1-Т.

[Январь]

kaso, 1-Т "Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
В другие регионы скорее железнодорожным шлют.

[Аноним]

Мы отправляем курьером, я уже задавала здесь вопрос про док-ты:
http://forum.klerk.ru/showthread.php?t=36555

И на сколько я поняла ТТН не освобождает от заполнения ТОРГ-12.
ТТН - Является основным документом для провоза товара, и подтверждением передачи товара перевозчику (сост. в 4 экз.)

ТОРГ-12 - требуется по законодательству для бухгалтерского учета. У поставщика эта накладная является основанием для списания, а у покупателя - основанием для принятия товара к учету (2 экз. - только поставщику и покупателю)

[kaso]

Мы отправляем курьером

ОК, если курьерская служба, то ТОРГ-12 сойдет.

А в общем Вы не совсем правы в слудующем:

ТТН не освобождает от заполнения ТОРГ-12.
ТТН - Является основным документом для провоза товара, и подтверждением передачи товара перевозчику

Освобождает, т.к. ТТН "предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом." (Пост.Госкомстата №78).

ТОРГ-12 - требуется по законодательству для бухгалтерского учета. У поставщика эта накладная является основанием для списания, а у покупателя - основанием для принятия товара к учету (2 экз. - только поставщику и покупателю)

Опять-таки, если есть ТТН, ТОРГ-12 не нужна. Вся информация есть в ТТН.

[Аноним]

Kaso, вообще я в этом вопросе не спец., а только учусь.
В своем ответе я ориентировалась на статью, которую читала когда разбиралась в этом вопросе. Вот часть из нее:

Внимание! Сопроводительные документы

Самого договора для доказательства факта передачи товара тоже недостаточно, так как за акцептом заказа должна следовать поставка, которая оформляется сопроводительной документацией. Срок хранения этой документации - 5 лет. Все товарные накладные должны храниться на предприятии в течение 5 лет, это снизит риски при возможных спорах с покупателями. За оформление и хранение этих документов отвечает руководитель предприятия.
Первичным учетным документом является в том числе и товарно-транспортная накладная (ТТН). Чаще всего товар поставляется автомобильным транспортом. Правила оформления ТТН предусмотрены в Инструкции Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7, Минавтотранса РСФСР N 10/998 от 30 ноября 1983 года. Этот документ обязательно заполняется в четырех экземплярах. Причем транспортная компания может получить оплату за свои услуги только после представления товарно-транспортной накладной с отметкой получателя. Эти положения Устава автомобильного транспорта РСФСР (утвержден постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. N 12) стоит иметь в виду при ведении переговоров с транспортными организациями о доставке товаров клиентам, будь то дистрибьюторы или торговые сети.
Если говорить о доставке железнодорожным транспортом, то там ситуация чуть проще, поскольку товары указываются в железнодорожной накладной в специальных графах. То есть весь перечень товаров указан в самой железнодорожной накладной. Покупатель должен предъявить на станции получения доверенность по форме N М2 или N М2А, без которой железнодорожники просто не отдадут товар получателю. Эти формы доверенностей утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Железнодорожные накладные хранятся на станции назначения в течение 5 лет, что дает возможность в случае спора найти эти документы и восстановить данные.
В ТТН должен быть указан весь товар, который был фактически передан, то есть все артикулы и все количество товара. Необязательно в ней указывать цену товара, так как она указывается в товарной накладной (форма N ТОРГ-12). Эта накладная составляется в двух экземплярах: один для поставщика, а другой для покупателя. У поставщика эта накладная является основанием для списания, а у покупателя - основанием для принятия товара к учету. Необходимо обеспечить соответствие между ТТН, которая является основным документом для провоза товара и товарной накладной, которая требуется по законодательству для бухгалтерского учета. Потому что подтверждение передачи товара перевозчику - это ТТН, а не форма N ТОРГ-12. На практике товарная накладная выписывается бухгалтерией, а товарно-транспортная накладная транспортным отделом. Нужно обеспечить точное взаимодействие между бухгалтерией и транспортным цехом. Иначе у покупателя появится возможность оспорить эти документы.

В.И.Чикин,
старший юрист компании
"Пепеляев, Гольцблат и партнеры"

"Главбух", Отраслевое приложение "Учет в торговле", N 3, III квартал 2003 г.

[kaso]

В.И.Чикин,
старший юрист компании
"Пепеляев, Гольцблат и партнеры"

Он не последняя инстанция. Читайте нормативку.

[Мария]

Аноним, хороший совет относительно вашего вопроса дал вамValeri101 - работает

[Аноним]

Т.е. в этом случае я должна отрпавить пустой договор, накладную пустую??, а счет-фактуру, ведь я должна выдать ее, или тоже потом прислать?? Не будет ли претензий со стороны покупателя???

[НатальяС]

Высылайте все заполненное и подписанное, только вышлите им еще конверт с марками, желательно с подписанными адресами. Тогда уж точно вернут вторые экземпляры.