Как правильно оформить авансовый отчет по командировке

Добрый день!
Большушая просьба: проверьте меня пожалуйста, правильно ли я разбираюсь с авансовыми отчетами по командировкам, и ответьте на один небольшой вопрос...:)
Итак:
Отправляем работника в командировку: выдаем ему командировочное и деньги под отчет. Билеты в командировку покупаем за наличные из кассы, поэтому считаем, что их купил сам работник (в подотчетные деньги стоимость билетов заложена). По приезду из командировки работник сшивает все документы, считает все сумму расходов (включая билеты) и сдает мне авансовый отчет. Обычно в течение недели-двух мы получаем деньги в банке, соответственно в день получени денег директор авансовый отчет утверждает и я работнику либо выдаю перерасход, либо удерживаю. Таким образом: дата авансового отчета - это дата. когда работник мне его сдал (в пределах 3 дней от конца командировки), дата утверждения = дате получения денег в банке.
Все правильно?
А вопрос вот в чем: мы сейчас перешли на безналичную оплату билетов. И я не понимаю, как мне их в аванс засунуть. Т.е. работник мне сдает отчет вместе с подшитыми билетами, но как он может по ним отчитаться (учесть сумму), если платил не он, а предприятие по безналу?... Что-то совсем каша в голове... Помогите, пожалуйста...

Цитата:

---

дата утверждения = дате получения денег в банке.

---

Необязательно

Цитата:

---

А вопрос вот в чем: мы сейчас перешли на безналичную оплату билетов. И я не понимаю, как мне их в аванс засунуть. Т.е. работник мне сдает отчет вместе с подшитыми билетами, но как он может по ним отчитаться (учесть сумму), если платил не он, а предприятие по безналу?

---

Д76 К51 - перечисление
Д50.3 К76 - получение билетов
Д71 К50.3 - выдача командированному
Д26(44) К71 - списание по авансовому отчету

Цитата:

---

Цитата:
дата утверждения = дате получения денег в банке.

Необязательно

---

Может не совпадать, если сотрудник должен вернуть деньги, да? Тогда очередной лист кассовой книги оформляется, а прихода денег из банка нет. Правильно я поняла? Логика такая: по предварительной смете команд.затрат заказываем деньги в банке и выдаем их сотруднику под отчет перед командировкой. После сдачи сотрудником а/о я расходы уточняю и заказываю в банке недостающую сумму, чтобы ему выдать. В этом случае день утверждения а/о совпадает с датой получения денег из банка.

Цитата:

---

Может не совпадать, если сотрудник должен вернуть деньги, да?

---

Если вы ему должны - тоже.
Вообще, вы слишком усложняете эту операцию. Утвердите отчет, посмотрИте, сколько долны вернуть (если был перерасход), потом заказывайте деньги. Можно в тот же день, можно позже.

Спасибо за ответ!

Цитата:

---

Вообще, вы слишком усложняете эту операцию.

---

Не имея большого опыта предпочитаю все дотошно переспросить и уточнить :)
Правильно я поняла, что три даты на а/о (дата сдачи, дата утверждения и дата выдачи/возврата денег) могут быть совершенно разными?

И еще вопрос по заполнению бланка:
Когда я заполняю графу: "Получено из кассы...", сумму я должна ставить = выданные под отчет средства + стоимость билетов, оплаченных по безналу?
А в а/о нужно включать счет, по которому мы эти билеты оплачивали?

Я делаю так:
1. Д-т 60/1 К-т 51 - оплачены билеты
2. Д-т 50/3 К-т 60/1 - получены билеты (а/о) (с НДС)
3. Д-т 71/1 К-т 50/3 - билеты по безналу (ФИО)(с НДС)
Когда я заполняю графу "Получено из кассы...", я сумму билетов пишу в одной графе "Билеты по б/н(сч.50/3)", а сумму, выданную авансом из кассы пишу в другой строке "РКО №..."
При заполнении а/о (обратная сторона) я пишу какой билет (ж/д или авиа)+направление (СПб-Москва), дату, номер билета. Каждый билет я заполняю отдельной строчкой (и выделяю НДС, если он есть). Еще, обычно в счете выставляют "сбор поставщика" и "Комиссия". Их я тоже пишу отдельной строкой, короче как в накладной.
Потом, если вы работаете в 1С, я заношу "Сч/ф полученный" и на ее основании делаю "Запись книге покупок".

Цитата:

---

Правильно я поняла, что три даты на а/о (дата сдачи, дата утверждения и дата выдачи/возврата денег) могут быть совершенно разными?

---

Так точно

Цитата:

---

Когда я заполняю графу: "Получено из кассы...", сумму я должна ставить = выданные под отчет средства + стоимость билетов, оплаченных по безналу?

---

Трудно сказать. Вряд ли разработчики формы над этим задумывались. Можно делать как Аноним или только деньги включать.

Цитата:

---

А в а/о нужно включать счет, по которому мы эти билеты оплачивали?

---

Нет.
И обратите внимание на пост Аноним'а, очень полезные замечания. Только это

Цитата:

---

Еще, обычно в счете выставляют "сбор поставщика" и "Комиссия". Их я тоже пишу отдельной строкой, короче как в накладной.

---

по-моему, лишнее. Сборы или сразу в затраты, или в стоимость билета на 50.3 лучше включить, к подотчетнику они не имеют отношения.

Еще один важный вопрос созрел по оформлению авансов. Ситуация такая:
Работник был в командировке, приехал и через два дня снова уехал в командировку. Для первой поездки ему выдавали деньги под отчет, часть которых у него осталась. Т.е. по идее: я должна с него потребовать а/о сразу по возвращению, изъять остаток потодчетной суммы и тут же выдать ему ее обратно - для следующей командировки. Т.е. заполнить еще один лист кассовой книги двумя операциями: возвращен в кассу остаток подотчетной суммы и выдадано под отчет. ВОПРОС: А можно это упростить и взять с работника только ОДИН а/о по двум командировкам? И расчет соответственно произвести по сумме двух поездок? Если промежуток между командировками составил всего два дня???

Можно составить 1 отчет хоть за 10 командировок. Единственная проблема - нельзя снова давать денег, пока за старое не отчитался. Но никакой ответственности за нарушение нет. А если он на вторую командировку денег не получал, а только остаток использовал, то вообще проблем нет.

Т.е. нет никаких ограничений по количеству командировок, объединяемых одним а/о? А как же требование о необходимости сдачи а/о в срок не менее трех дней с даты приезда? Получается, что разрешая сдать один а/о я это требование нарушаю, или нет? И еще вопрос: допускается ли объединять в один а/о командировки двух РАЗНЫХ сотрудников? Если они ездили вместе? Или нет?

Цитата:

---

допускается ли объединять в один а/о командировки двух РАЗНЫХ сотрудников? Если они ездили вместе? Или нет?

---

Нет.